Die Anlagenbuchhaltung ist der Teilbereich der Buchführung und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens, in der die Vermögensgegenstände, die langfristig im Betrieb genutzt werden (Anlagevermögen), buchhalterisch erfasst und verwaltet werden.
In großen Unternehmen wird diese Aufgabe oft von einer eigenen Abteilung erledigt.
Die gesetzliche Grundlage
Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und ihre Wertentwicklung müssen einzeln erfasst werden.
Die steuerrechtliche Grundlage dazu findest du in § 7 EStG (Einkommensteuergesetzbuch).
Bilanzierende Kapitalgesellschaften sind gemäß § 268 HGB (Handelsgesetzbuch) sogar verpflichtet, die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens in der Bilanz oder im Anhang darzustellen. Oft wird dafür ein Anlagengitter erstellt.
Nur kleine Kapitalgesellschaften sind von dieser Pflicht befreit.
Die Aufgaben der Anlagenbuchhaltung
1. Die Ermittlung der Anschaffungskosten
Anlagenbuchhalter ermitteln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Anlagegutes.
Welche Sachverhalte dabei berücksichtigt werden müssen, ist in § 255 HGB klar geregelt.
So gehören zu den Anschaffungsaufwendungen alle Kosten, die entstehen, um den Gegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen.
Zu den Herstellkosten gehören auch die Aufwendungen des Elektrikers für den Anschluss der Maschine und die Anfertigung eines Spezialwerkzeuges in der betriebseigenen Schlosserei.
Erwirbt ein Unternehmen zum Beispiel eine Maschine, so kommen zum Kaufpreis noch die Transportkosten, die Montage und die Erstbefüllung mit Schmierstoffen hinzu.
Diese Aufzählung ist natürlich nicht abschießend.
Auch nachträgliche Anschaffungskosten können unter Umständen auftreten, etwa wenn ein Betriebsfahrzeug für einen Monteur nachträglich mit Einbauten wie Regalen oder Schränken versehen wird.
Skonto oder Rabatte verringern die Anschaffungskosten.
2. Die Verbuchung der Abschreibungsraten
Anschaffungskosten für die Anlagegüter wirken sich im Unternehmen nicht gewinnmindernd aus.
Sie bilden aber die Berechnungsgrundlage für die Abschreibungen für die jährliche Abnutzung der Vermögensgegenstände. Diese werden dann als Kosten gebucht und wirken sich auf das Betriebsergebnis aus.
Abgeschrieben werden die Güter des Anlagevermögens über die voraussichtliche Nutzungsdauer. Diese zu ermitteln, ist die Aufgabe der Anlagenbuchhaltung.
Orientierung bieten dafür die amtlichen Tabellen für die Absetzung für Abnutzung (AfA-Tabellen), die das Bundesfinanzministerium der Finanzen (BMF) regelmäßig veröffentlicht.
Allgemeine und auch branchenspezifische AfA-Tabellen kannst du dir im Internet anschauen.
Abweichungen von den Tabellen sind möglich, wenn sie mit der jeweiligen betrieblichen Situation begründet werden können.
In großen Unternehmen verbucht die Anlagenbuchhaltung die Abschreibungen monatlich, um einen besseren Überblick über die Gewinn- und Verlustrechnung und über das Vermögen des Betriebes zu gewähren.
3. Die Bewertung der Anlagegüter
In Deutschland gehört es zu den Prinzipien der Buchführung, Vermögensgegenstände mit dem niedrigsten Wert anzusetzen. Das muss auch in der Anlagenbuchhaltung umgesetzt werden.
Jedes Vermögensgut besitzt einen Buchwert, der sich aus dem Anschaffungswert und den bisher getätigten Abschreibungen errechnet.
Zum Jahresabschluss ist im Rahmen einer Inventur festzustellen, ob der Vermögensgegenstand noch vorhanden ist und wie hoch sein tatsächlicher Wert ist.
Der Buchwert ist also mit dem tatsächlichen Wert zu vergleichen, denn nur der niedrigere Wert darf in der Bilanz erscheinen.
Eine Maschine etwa, die durch einen Vorfall beschädigt wurde, kann künftig nicht mehr eingesetzt werden. Sie muss verschrottet werden.
Die Anlagenbuchhaltung wird eine Sonderabschreibung auf den Buchwert vornehmen müssen, um den tatsächlichen Wert in der Bilanz abzubilden.
4. Die Ermittlung von Gewinn und Verlust bei Anlageverkäufen
Auch wenn Anlagegegenstände aus dem Unternehmen ausscheiden, weil sie verkauft werden, wird die Anlagenbuchhaltung aktiv.
Zuerst wird die Abschreibung ermittelt, die bis zum Verkaufstag als Aufwand verbucht wird.
Der nun aktuelle Buchwert des Vermögensgutes wird mit dem erzielten Erlös verglichen. Konnte ein höherer Preis erzielt werden, so wird ein Gewinn verbucht, konnte der Preis nicht realisiert werden, muss entsprechend ein Verlust erfasst werden.
Die Organisation der Anlagenbuchhaltung
In der Finanzbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle mit Anlagegegenständen auf die entsprechenden Bestandskonten verbucht, diese sind jedoch sehr allgemein gehalten (zum Beispiel „Maschinen und Anlagen“, „Fuhrpark“, „Betriebs- und Geschäftsausstattung“).
Die Anlagenbuchhaltung führt eine Anlagenkartei, die für jedes Anlagegut eine eigene Karte vorsieht.
Erfolgt die Buchführung mit Hilfe einer modernen Software, so ist in großen Unternehmen oft ein separates Anlagenmodul installiert, in der jede Sachanlage sein eigenes Sachkonto erhält.
Damit lässt sich natürlich auch ein Anlagegitter im Jahresabschluss leicht erstellen.
Ein Buchhaltungsprogramm verbucht auch die Abschreibungen automatisch, wenn die Daten wie Nutzungsdauer und Anschaffungskosten einmal hinterlegt sind.
Hast du noch Fragen zu der Anlagenbuchhaltung oder zur Buchhaltung generell? Dann schau doch in unserem Forum vorbei und frag uns direkt. Ich helfe dir gerne weiter!