Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestimmen, wie lange bestimmte Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen.
Die gesetzlichen Regelungen findest du im Handelsgesetzbuch (HGB) und in § 147 AO.
Wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt davon ab, um welche Unterlagen es sich handelt.
Grundsätzlich gibt es Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren und von 10 Jahren.
Die Aufbewahrungsfristen sind Teil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
Denn diese erfordern zum Beispiel,
- dass die Buchführung so sein muss, dass sich ein sachverständiger Dritte innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen kann,
- dass die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden,
- dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist geordnet aufbewahrt werden.
Die Unterlagen können neben der Papierform auch auf einem Datenträger aufbewahrt werden, wie es inzwischen der absolute Regelfall ist.
Hierbei muss sichergestellt sein, dass die Daten jederzeit verfügbar sind und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können. Die Daten sollten dabei bildlich und inhaltlich mit den Originalunterlagen übereinstimmen.
Zugriffsrecht des Finanzamts
Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt ein Zugriffsrecht auf die gespeicherten Daten und darf auch das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Daten nutzen. Zusätzlich darf auch die maschinelle Auswertung der Daten nach eigenen Vorgaben verlangt werden.
Das bedeutet in der Praxis, dass die Steuerberatungskanzleien dem Finanzamt Zugriff auf ihre Systeme geben müssen.
Aufbewahrungsfristen
Grundsätzlich müssen fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die meisten Unterlagen können sogar erst nach einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
10-jährige Aufbewahrungsfristen
Folgende Unterlagen können erst vernichtet werden, nachdem sie 10 Jahre lang aufbewahrt worden sind:
- Jahresabschlussunterlagen wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Anhänge oder Lageberichte
- Buchungsbelege wie zum Beispiel Rechnungen, Kontoauszüge oder Kassenbücher
- Steuererklärungen und Steuerbescheide
- Gehaltsunterlagen wie zum Beispiel Gehaltslisten, Lohnbelege oder Unterlagen über den Lohnsteuerjahresausgleich
6-jährige Aufbewahrungsfristen
Folgende Unterlagen können erst vernichtet werden, nachdem sie 6 Jahre lang aufbewahrt worden sind:
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Geschäftsunterlagen wie zum Beispiel Angebote, Auftragsbücher, Lieferscheine, Preislisten
Sobald Unterlagen dem Verständnis der Buchhaltung oder des Jahresabschlusses dienen, müssen sie 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Da es in Einzelfällen recht schwer abzugrenzen ist, ob etwas für das Verständnis wichtig ist oder nicht, werden die Unterlagen in der Praxis häufig immer 10 Jahre lang aufbewahrt.
Beginn der Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht wurden bzw. der Buchungsbeleg entstanden ist.
Dies führt in der Praxis häufig zu Missverständnissen und Fehlern.
Beispiel
Wie in jedem Jahr hat Steuerberater Schröder am Jahresende viel zu tun und schafft es erst Anfang 2016 den Jahresabschluss 2014 für die S&B Transport GmbH fertig zu stellen. Am 16.1.2016 wird die Steuererklärung und der Jahresabschluss beim Finanzamt eingereicht
Die letzten Änderungen im Jahresabschluss 2014 wurden also im Jahr 2016 vorgenommen. Die Verjährungsfrist beginnt also erst mit Ablauf des Jahres 2016 zu laufen. Das bedeutet, dass erst mit Ablauf des Jahres 2026 die Verjährungsfrist von 10 Jahren abgelaufen ist.
Der Jahresabschluss 2014 darf also erst im Jahr 2027 vernichtet werden.
Hast du noch Fragen zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen? Ist noch etwas unklar oder du hast Fragen zu einem Sonderfall? Dann komm in unser Forum und wir helfen dir weiter.