Wie mache ich eine ordentliche Zeiterfassung?

Zeiterfassung
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Jeder Betrieb regelt es irgendwie – ob mit Excel, durch die Erfassung über DATEV oder komplett auf Vertrauensbasis: die Zeiterfassung. Aber wie erfasst man seine Zeit ordentlich? Was gehört rein und was ist zu viel?

Im Folgenden erkläre ich dir, was zu einer ordentlichen Zeiterfassung dazu gehört und wie sie anzufertigen ist.

Berichtsheft oder Zeiterfassung?

Andere Auszubildende haben es in der Regel einfacher mit ihrer Zeiterfassung. Bürokaufleute, Mediengestalter oder Gerüstbauer sind verpflichtet, ein Berichtsheft anzufertigen. Das Berichtsheft ist eine fortgeschriebene Auflistung aller Tätigkeiten, die während der gesamten Ausbildungsdauer durchgeführt wurden.

Das Berichtsheft bildet sozusagen den Ausbildungsnachweis im praktischen Teil, während der theoretische Ausbildungsteil der dualen Ausbildung durch den Lehrplan, Klausuren und Abschlussnoten belegt wird.

Für Steuerfachangestellte wurde eine andere Regelung getroffen. Wir Steuerazubis besitzen einen Ausbildungsrahmenplan, der von der Steuerberaterkammer zu Beginn der Ausbildung an den Betrieb gesendet wird. Die Ausbildungsinhalte werden abgehakt und durch Unterschrift beglaubigt.

So sparen wir uns zwar viel Zeit dabei, den Ausbildungsnachweis anzufertigen, aber so kann uns die Zeiterfassung schwerer fallen als anderen Auszubildenden, weil die Übung nicht von Anfang an gegeben sein muss wie bei anderen Ausbildungsberufen.

Warum ist die Zeiterfassung für uns so wichtig?

In den meisten Steuerberaterkanzleien beginnst du mit deiner Zeiterfassung gleich am ersten Tag. manche verzichten in den ersten Wochen darauf, da man sich als Auszubildende zur Steuerfachangestellten in den ersten Wochen des ersten Lehrjahres natürlich zunächst einfinden und -gewöhnen muss.

Eine ordentliche Zeiterfassung ist wichtig für den Arbeitgeber, um zu prüfen, wie viel deiner Zeit du mit produktiven, gewinnbringenden Tätigkeiten verbringst und wie viel Zeit durch Unproduktives wie Büroorganisation verloren geht.

Lohnt sich mein Arbeitnehmer?”, fragt sich der Steuerberater, wenn er sich die Personalkosten und dein Gehalt ansieht. Aufgrund der Zeiterfassung kann er eine Antwort auf seine Frage finden. Du siehst also: Nur durch eine geordnete und sehr gut Zeiterfassung funktioniert der Betriebsablauf.

Woraus besteht eine gute Zeiterfassung?

Zu Beginn der Ausbildung wird den frischen Azubis häufig nicht erklärt, wie die Zeiterfassung anzufertigen ist. Ist das bei dir auch der Fall und du bist unsicher, dann gehe offen auf einen Mitarbeiter zu, der dir helfen kann.

Für viele ist die Zeiterfassung etwas Elementares wie Kaffeekochen, sodass sie nach einigen Jahren Berufserfahrung vergessen, dass auch die Zeiterfassung zu Beginn der Ausbildung zu den neuen Aufgaben gehörte.

Frag’ einfach nach, wie dein Betrieb das handhabt und bestimmt darfst du dir die Zeiterfassung einer Kollegin ansehen, um das System beispielhaft nachzuahmen.

Ob mit der DATEV eigenen Zeiterfassung oder mit Excel, werden im Laufe deiner Ausbildung fünf Spalten wichtig sein:

  • die Stundenzahl, die du gearbeitet hast,
  • die Zeitpunkte “von” und
  • bis” für den Zeitraum der jeweiligen Aufgabe,
  • eine Spalte für den Mandanten und
  • eine für die Beschreibung deiner Tätigkeit.

Die Spalte für den Mandanten ist während der Ausbildung eigentlich nicht notwendig, weil die Zeit, die du für einen bestimmten Mandanten arbeitest, nicht zum vollständigen Honorar eines Steuerberaters auf der Rechnung stehen darf.

Es hilft dir aber hervorragend, eine Übersicht darüber zu bekommen, wie viel Zeit du für bestimmte wiederkehrende Aufgaben benötigen wirst. So kannst du nach einigen Monaten dein Arbeitspensum abschätzen und womöglich auch mal “Nein” zu einer neuen Aufgabe sagen, wenn ganz viel los ist.

Gewöhnst du dir eine super Zeiterfassung mit Mandanten-Spalte zu Beginn der Ausbildung an, wirst du am Ende der Ausbildung einen fließenden Übergang erleben und als ausgelernte Steuerfachangestellte problemlos Zeiterfassung und Rechnungen schreiben kombinieren können.

Einige Betriebe, die mit DATEV ihre Zeiterfassung machen, haben einen Unterpunkt in der Eigen-Organisation, der “Ausbildung” heißt. So ist gesichert, dass auch die Kolleginnen und Kollegen das Fragen beantworten und Ausbilden in ihre Zeiterfassung schreiben können, ohne sich Sorgen zu machen.

 

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Arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen

Du kannst die Zeiterfassung in viertelstündigen Abschnitten anlegen, oder aber auch auf die Minute genau. Ob du genau in das entsprechende Feld schreibst, welchem Mandanten du welchen Brief schreibst und in welcher Reihenfolge du die einzelnen Azubi-Aufgaben in der Küche abarbeitest, liegt ebenfalls bei dir.

Viele Steuerfachangestellte benutzen allgemeine Tätigkeitsbeschreibungen wie “Schriftverkehr” oder “Büroorganisation”.  

Sprich am besten mit demjenigen, der sich deine Zeiterfassung ansehen wird, um zu erfahren, wie genau du deine Zeiterfassung machen sollst.

Aber abgesehen von den betrieblichen Regelungen gibt es auch gesetzliche Regelungen, die zu beachten sind:

Wie viel darf ich arbeiten?

Deine tägliche Arbeitszeit beträgt maximal 8 Stunden und darf auf maximal 10 Stunden ausgeweitet werden, wenn du diese Überstunden innerhalb von einem halben Jahr wieder abbaust, wenn du über 18 bist. Dabei darf eine wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden nicht überschritten werden.

Bist du ein jugendlicher Azubi, so darfst du gemäß § 8 Abs. 1 JArbSchG nicht mehr als acht Stunden täglich und nicht mehr als 40 Stunden in der Woche beschäftigt werden.

Sie dürfen keinen einzigen Arbeitstag auf zehn Stunden ausdehnen, wie Erwachsene, sondern maximal auf 8,5 Stunden. Dabei  gilt bei ihnen nicht die Frist von einem halben Jahr für den Überstundenausgleich, sondern muss dieser in derselben Woche geschehen.

Bei einer Arbeitsdauer von 6 Stunden und mehr musst du mindestens eine halbe Stunde Pause machen. Arbeitest du sogar an einem Tag mehr als neun Stunden, so musst du eine Dreiviertelstunde Pause machen (§ 4 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)).

Für Minderjährige gelten verschärfte Regelungen. Das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) schreibt vor, dass Auszubildende unter 18 Jahren bereits bei einer Beschäftigungsdauer von mindestens 4,5 Stunden eine halbe Stunde Pause machen müssen. Arbeitet ein Minderjähriger mehr als sechs Stunden, so ist eine ganze Stunde Pause vorgeschrieben.

Sollte in deinem Betrieb irgendwas nicht rund laufen und es zu einer Prüfung kommen, bei der sich die Damen und Herren von der Steuerberaterkammer auch deine Zeiterfassung ansehen, kann eine nicht ordentliche oder nicht ordnungsgemäße Zeiterfassung ernste Konsequenzen für deinen Ausbilder haben!

Berufsschule und Seminare

Die Zeit, die du in der Berufsschule oder auf Seminaren verbringst, ist natürlich deine Arbeitszeit. Wenn du einen Berufsschultag hast, der dir entsprechend § 9 JArbSchG als voller Arbeitstag angerechnet wird, brauchst du in der Zeiterfassung nicht den Beginn und das Ende deines Schultages zu schreiben. Es reicht hier, wenn du dir Zeiten wie 8:00 – 16:00 Uhr ausdenkst und “Berufsschule” dazu schreibst.

Findet die Berufsschule außerhalb deiner regelmäßigen Arbeitszeit statt, also macht ihr beispielsweise einen ganztägigen Ausflug oder besuchst du ein Seminar, das abends für ein paar Stunden stattfindet, muss das nicht unbedingt zu deiner Arbeitszeit zählen. Dabei musst du unbedingt mit deinem Chef und / oder Ausbilder sprechen, wie du solche Veranstaltungen in der Zeiterfassung berücksichtigt.

Manche Azubis haben die Möglichkeit sich Seminare als Überstunden einzutragen und bei anderen Chefs wird das leider nicht geduldet. Damit müssen die Auszubildende leben – auch wenn auf sie dieselben Gesetze zutreffen, gelten für sie verschiedene Regelungen.

Du siehst also: Beim Anfertigen einer ordentlichen Zeiterfassung ist es wichtiger als in vielen anderen Bereichen, ausreichend und aktiv miteinander zu kommunizieren. Auch, wenn es sich bei Arbeitszeit um ein heikles Thema handelt, traue dich immer, nachzufragen.

Wie sieht es bei dir aus? Sind Seminare Arbeitszeit oder Privatvergnügen? Werden in deinem Betrieb alle Pausenzeiten eingehalten? Und womit und wie genau fertigst du deine Zeiterfassung an? Schreibe es doch bitte in die Kommentare oder beteilige dich an einer der Diskussionen im Forum!

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4 Kommentare
    • Avatar
      Markus
      Sep 22, 2016 18:59 pm Reply

      “Die Zeit, die du in der Berufsschule oder
      auf Seminaren verbringst, ist natürlich
      deine Arbeitszeit.”

      Ist das tatsächlich so? Und gilt das auch für Seminare, die insbesondere deshalb besucht werden weil man sich von der Berufsschule hat befreien lassen (Initiative zur Befreiung ging vom AG aus…)? Mir wurde nämlich gesagt ich solle für die Seminarwoche Urlaub nehmen.
      Am besten wäre natürlich eine gesetzliche Grundlage die ich meinem AG dann auf den Schreibtisch knallen kann. 😀

      Ich bin gespannt und freue mich auf Antworten.

    • Avatar
      lisbeth2010
      Sep 28, 2016 10:11 am Reply

      Überstunden sind allgemein unerwünscht. Alles, was über 40 h liegt, ist freitzeit. Also auch mal Überstunden abbummeln. Das bekommt man nämlich auch nicht ausbezahlt

      • Avatar
        Moni
        Sep 30, 2016 10:11 am Reply

        Problem ist nur, wenn Überstunden als selbstverständlich angesehen werden und man keine Zeit fürs Abbummeln bekommt. Wie die “richtigen” Mitarbeiter – 10 Überstunden mit dem Gehalt abgegolten und so.

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