Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Dies beinhaltet neben der bekannten Gehaltsabrechnung gleichermaßen Tätigkeiten wie Pflege von Personalstammdaten, gesetzlich geforderte An- und Abmeldungen für die Mitarbeiter, Erstellen der Beitragsnachweise für die Krankenkassen oder der Meldung der Lohnsteuer an das Finanzamt.
Jedes Unternehmen ist in mehrere Organisationsbereiche aufgeteilt, die in der Anfangsphase oftmals von einer Person wahrgenommen werden.
Mit der Aktenordnung und Aktenführung wird jedoch vom ersten Tage an die Unternehmensstruktur mit den drei Bereichen Geschäftsführung, Sekretariat und Buchhaltung eingeführt.
Im Laufe der Zeit, wenn das Unternehmen mit mehreren Abteilungen und einem entsprechenden Mitarbeiterstamm wächst, wird auch die Buchhaltung unterteilt.
Sie gliedert sich dann in
- die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung,
- die Anlagenbuchhaltung
- und in die Lohnbuchhaltung.
Direktes Miteinander zwischen Lohnbuchhaltung und Personalwesen
Wie der Begriff formuliert, werden in der Lohnbuchhaltung sämtliche Sachverhalte bearbeitet, die im direkten sowie im mittelbaren Zusammenhang mit der Entgeltzahlung für die Mitarbeiter stehen.
Die Lohnbuchhaltung ist sehr eng mit der Personalabteilung verknüpft.
Die monatlichen Löhne und Gehälter werden in der Lohnbuchhaltung bearbeitet, verarbeitet und anschließend an die Finanzbuchhaltung weitergereicht.
Dort fließen die Ergebnisse der Lohnbuchhaltung in die ganz allgemeine Buchhaltung des Unternehmens mit ihren Einnahmen und Ausgaben ein.
Vielfältige Verantwortung des Arbeitgebers
Die Lohnbuchhaltung kann sowohl firmenintern bearbeitet als auch einem Steuerberatungsbüro übertragen, also outgesourct werden.
Im Rahmen der Lohnbuchhaltung hat jeder Arbeitgeber vielfältige gesetzliche Pflichten.
Dazu gehören die Abführung von Steuern und Beiträgen für die Mitarbeiter sowie die Beitragszahlung für die gesetzliche Unfallversicherung der Angestellten.
Der Arbeitgeber ist dem Gesetzgeber gegenüber für die fristgerechte Bezahlung von Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag verantwortlich.
An die vom Arbeitnehmer ausgewählte gesetzliche Krankenkasse müssen die Beiträge für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung überwiesen werden.
Für den Lohnbuchhalter sind fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht zwingend notwendig.
Für jeden Arbeitnehmer muss ein Lohnkonto eingerichtet und laufend gepflegt werden. Das gilt auch für die Personalstammdaten oder für das Führen des Jahreslohnkontos.
Die Meldungen zu Behörden, Krankenkassen, Versicherungen und sonstigen Institutionen werden inzwischen ausschließlich elektronisch abgegeben.
Rechtsgrundlagen und praktische Abwicklung
Für das Führen eines Lohnkontos ist § 4 LStDV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung) die Rechts- und Arbeitsgrundlage.
Als Steuerfachangestellte bereitest du die Gehaltsabrechnungen für den Mandanten vor und schickst ihm zu jedem Monatsende
- die Gehaltsabrechnungen
- die Auszahlungsliste
- die Meldebescheinigung zur Sozialversicherung
- und das Lohnjournal.
Die Unterlagen können sich natürlich von Mandant zu Mandant unterscheiden und kommen auf die individuellen Vereinbarungen an.
In einigen Fällen bekommt der Mandant auch schon fertige Überweisungsträger, die er nur noch an seine Bank geben muss, die dann die Gehälter auszahlt.
Unterschiede bei den Entgeltabrechnungen
Wie aufwändig sich die monatliche Lohnbuchhaltung gestaltet, ist weitgehend von der Art des Unternehmens abhängig.
Wenn die Angestellten beispielsweise nach Stunden bezahlt werden und ihre Überstunden sowie die Arbeitszeiten an Wochenenden zusätzlich vergütet werden, dann verursacht das deutlich mehr Arbeit und Kosten als ein festes Gehalt des Angestellten. Hier braucht nicht monatlich neu gerechnet, sondern ausschließlich vertragliche Änderungen berücksichtigt werden.
Prüfungen durch Finanzamt und Rentenversicherung
Während Arbeiter und Angestellte selbst die Richtigkeit ihrer Abrechnung anhand der monatlichen Entgeltbescheinigungen prüfen können, wird das Unternehmen in regelmäßigen Abständen geprüft.
Dabei handelt es sich um die Lohnsteueraußenprüfung vom Finanzamt sowie um die Prüfung der Versicherungskonten durch den Rentenversicherungsträger. In diesem Zusammenhang wird die ordnungsgemäße Abführung der Beiträge für Kranken- und Pflegeversicherung, sowie für die gesetzliche Unfallversicherung geprüft.
Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das eine vom Gesetzgeber vorgegebene, umfangreiche Dokumentationspflicht aller Lohnbuchhaltungsunterlagen.