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motivierte schülergruppe zeigt daumen hoch
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Was würdest Du machen, wenn Du im Sommer einen eigenen Auszubildenden bekommen würdest, den Du ausbilden müsstest? Du hast inzwischen einen geregelten Tagesablauf in der Kanzlei und weißt, was Du zu tun hast und jetzt musst Du einem Schulabgänger zeigen, wie die praktische Arbeit funktioniert und wie er seinen eigenen Rhythmus findet. Was müsstest Du beachten? Musst Du etwas vorbereiten, bevor der Azubi kommt – wenn ja, was? Welche Unterlagen brauchst Du von dem neuen Steuerazubi und welche solltest Du ihm geben? Und noch viel wichtiger: Wie gehst Du mit diesem Schulabgänger um? Bisher kannte dieser Azubi nur die Schule und hatte dort einen sehr geregelten Alltag. Was machst Du, damit er sich in der Kanzlei nicht vollkommen verloren fühlt?

Du brauchst natürlich keine Angst haben. Du wirst im Sommer keinen Azubi bekommen 😉

Aber hast Du dir mal überlegt, wie es den Steuerberatern geht? Insbesondere, wenn sie nicht so oft und nicht so viele Auszubildende haben, sind sie häufig auch etwas unsicher und stellen sich die oben genannten Fragen.

Sebastian Jördens ist Produktmanager beim Deubner Verlag, wo er unter anderem die Steufa-Z – Zeitschrift für Steuerfachangestellte betreut. Vor einiger Zeit kam er mit einer sehr interessanten Idee auf uns zu: Wie wäre es, wenn wir eine Broschüre für die Ausbilder erstellen, in denen genau diese Fragen beantwortet werden? Unterm Strich helfen wir damit nicht nur den Ausbildern, sondern auch den Auszubildenden, die schließlich durch die bessere Vorbereitung, Organisation und Kommunikation profitieren.

Aber am besten erklärt er selbst, was er sich dabei gedacht hat:

Hallo Herr Jördens, die Idee klingt wirklich gut, wie sind Sie darauf gekommen?

Sebastian Jördens (Deubner Verlag)

Sebastian Jördens (Deubner Verlag)

Hallo Herr Bläse. Wir – das ist das Redaktionsteam der Steufa-Z – Zeitschrift für Steuerfachangestellte und ich als Produktmanager – besuchen viele Steuerkanzleien und sprechen mit Steuerberatern, um uns über die Arbeitsabläufe und auch Probleme im Alltag zu informieren. Dabei kommt fast jedes Mal das Thema Fachkräftemangel zur Sprache.

Viele Kanzleien, vor allem in Großstädten, sind händeringend auf der Suche nach Steuerfachangestellten. Einige sagen sogar, Sie müssten inzwischen Mandate ablehnen, weil sie nicht genug Mitarbeiter haben, um sie zu bearbeiten. Die Steuerkanzleien wollen vor diesem Hintergrund verstärkt ausbilden. Gerade in jungen Kanzleien fehlt aber oft die Erfahrung, wie eine Ausbildung ablaufen sollte. Es gibt zwar einen Rahmenplan für die inhaltliche Ausbildung und Informationsmaterial der Kammern. Aber Ausbildung ist ja viel mehr als die inhaltliche Vorbereitung auf Prüfungen.

Es geht vor allem auch darum, eine motivierende Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der einerseits Auszubildende gerne arbeiten und lernen und andererseits – aus Sicht der Steuerkanzlei – schnell ein neues Teammitglied tatkräftig mit anpackt und der Kanzlei dann möglichst auch nach der Ausbildung treu bleibt.

Denn das muss man ja auch immer im Hinterkopf behalten: Die Ausbildung soll nicht nur, wie die Schule, mit einem Abschluss enden, sondern möglichst in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis münden. Damit das klappen kann, sollten sich Steuerkanzleien von vorne herein darüber im Klaren sein, welche Erwartungen sie an Auszubildende haben und wie sie die Ausbildung gestalten. Und dazu gehört auch, was leider oft vergessen wird, dass diese Punkte auch zwischen dem Ausbilder und dem Auszubildenden offen besprochen werden. Und zwar nicht nur am Anfang der Ausbildung, sondern regelmäßig.

Und was steht genau in der Broschüre?

Wichtig ist zunächst zu betonen, dass sich die Broschüre an Ausbilderinnen und Ausbilder in den Kanzleien richtet– vor allem an die Steuerberater. Denn die haben den größten Einfluss auf die Gestaltung der praktischen Ausbildung.

Mit der Broschüre greifen wir genau die Punkte auf, die im Ausbildungsalltag wichtiger sind als sie oft gesehen werden. Und das alles kurz und kompakt, mit vielen Checklisten. Einige Stichworte dazu:

Ausbildungsvorbereitung: Wie immer ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete. Damit vom Start weg alles gut läuft, ist vor dem ersten Ausbildungstag einiges vorzubereiten. Das fängt mit organisatorischen Fragen an, die sich profan anhören, aber doch enorm wichtig sind. Zum Beispiel: Welche Informationen braucht die oder der Auszubildende über die Kanzlei? Welche Verträge und Vereinbarungen müssen unterschrieben werden – nicht nur der Arbeitsvertrag, sondern zum Beispiel auch Geheimhaltungsvereinbarungen, Datenschutzerklärung und so weiter. Ist eine E-Mail-Adresse eingerichtet und sind die notwendigen Passörter angelegt? Steht ein Arbeitsplatz zur Verfügung und ist der mit dem notwendigen Arbeitsmaterial ausgestattet?

Einarbeitungskonzept: Dabei geht es, wie gesagt, nicht nur um die Inhalte, sondern auch um die Organisation. Gibt es einen „Ausbildungspaten“, der bei der Einarbeitung hilft? Sind besondere „Trainings“ vorgesehen, etwa praktische Einführungen in die Bedienung der technischen Geräte, die Organisation der Kanzlei oder das Qualitätsmanagement? Wie ist das Zusammenspiel mit der Berufsschule organisiert?

Der erste Arbeitstag: Wie läuft der überhaupt ab – auch zeitlich? Was wird im Begrüßungsgespräch besprochen? Was wird als Begrüßungsgeschenk übergeben? Was wird außerdem am ersten Arbeitstag übergeben?

Austausch zwischen Ausbilder und Auszubildendem: Das ist wohl der entscheidende Punkt für eine beiderseits – von Seiten des Steuerberaters und der oder des Auszubildenden – erfolgreiche Ausbildung. Regelmäßige Gespräche sollten sowieso festgelegt werden. Darüber hinaus sollte der Ausbilder von sich aus Termine für besondere Gespräche ansetzen, unter anderem zum Ende der Probezeit. Natürlich sollte auch über Konflikte gesprochen werden. Um die Unsicherheit bezüglich solcher Gespräche ein bisschen rauszunehmen, haben die Autoren der Broschüre Tipps und Checklisten zusammengestellt.

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Und wie wollen Sie sicherstellen, dass die Tipps in der Broschüre auch für die Praxis relevant und umsetzbar sind?

Die Idee für die Broschüre und viele Knackpunkte in der Ausbildung haben wir wie gesagt aus Gesprächen mit Steuerkanzleien mitgenommen. Außerdem habe ich bereits zwei Autoren gewonnen, die sozusagen mit beiden Beinen in der Ausbildungspraxis stehen: Frau Cordula Schneider, die seit vielen Jahren als Beraterin, Autorin und Referentin Steuerkanzleien bei Organisationsfragen und Mitarbeiterthemen berät – speziell auch zur Ausbildung.

Daneben schreibt mit Dr Ralf Schumacher ein erfahrener Berufsschullehrer, der zudem als Leiter Abteilung Steuern und Recht des Berufskollegs für Wirtschaft und Verwaltung in Aachen sehr intensiv mit Ausbildungskanzleien im Kontakt steht und um deren Anforderungen an, aber auch Sorgen und Nöte mit der Ausbildung weiß.

Ein weiterer Autor wird vor allem auch die Anforderungen und Wünsche der Auszubildenden formulieren und in die Tipps für die Steuerberater einbringen. Ich kann zumindest schon verraten, dass es sich dabei ebenfalls um einen Praktiker handelt. Wer genau das ist, das wird noch nicht verraten.

Wir haben ja auch noch eine Umfrage. Warum sollten unsere Leser an der Umfrage teilnehmen?

Genau, die Umfrage spielt auch eine wichtige Rolle. Damit wollen wir zusammen mit steuerazubi.de herausfinden, was Auszubildenden in Steuerkanzleien für eine gute Ausbildung und ein gutes Arbeitsklima besonders wichtig ist. Denn Ihr erlebt es ja täglich in Eurer Kanzlei: Was klappt besonders gut? Was könnte besser sein? Welche Tipps habt Ihr für andere Azubis?

Die Ergebnisse der Umfrage greifen wir in der Broschüre mit auf. Es wird also keinesfalls eine einseitige Broschüre nur aus Ausbildersicht. Je mehr Anregungen wir von Euch bekommen, desto besser können wir die auch an die Ausbilder weitergeben.

Außerdem gibt’s auch etwas zu gewinnen: Ein Jahresabo der Steufa-Z – Zeitschrift für Steuerfachangestellte. Das ist viel mehr als eine Zeitschrift. Denn neben regelmäßigen fachlichen Informationen speziell für Steuerfachangestellte gibt es Checklisten und Ablaufbeschreibungen für alle gängigen Arbeitsabläufe in der Kanzlei sowie hunderte Musterformulierungen. Mitmachen lohnt sich in jedem Fall!

Jetzt an der Umfrage teilnehmen und ein Jahresabo der Steufa-Z gewinnen!

Bitte nimm dir die 10 Minuten Zeit, um unsere Fragen zu beantworten. Du hilfst dadurch nicht nur mit, die Ausbildung zu verbessern, sondern hast auch die Möglichkeit, ein Jahresabo der Steufa-Z zu gewinnen.

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