Bewirtungsbeleg ausfüllen

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Allgemein, Fachliche Inhalte 3. Januar 2014 4 Kommentare

Bewirtungsbeleg ausfüllen – aber richtig! – Das Problem mit den Bewirtungsbelegen ist aus eigener Erfahrung ein äußerst praxisrelevantes und verwirrendes Thema. Viele Mandanten und Steuerazubis stehen mit einem großen Fragezeichen vor den Quittungen und wissen nicht, welche Angaben denn jetzt auf einen Bewirtungsbeleg gehören und welche nicht. Mit diesem Artikel möchten wir etwas Licht in das Dunkel bringen.

Was ganz wichtig ist und ihr euch immer klar vor Augen halten solltet: Ein Bewirtungsbeleg ist eine Rechnung und muss dementsprechend alle Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) enthalten. Neben § 14 UStG als Grundsatz-Paragraph könnte noch § 33 UStDV relevant sein, wenn der Bewirtungsbeleg EUR 150,00 nicht übersteigt. Diese beiden Paragraphen sind recht übersichtlich und enthalten eine Liste mit den erforderlichen Angaben.

Erforderliche Angaben auf einem Bewirtungsbeleg

Neben diesen beiden Rechtsvorschriften muss die bewirtete Person noch einige eigene Angaben machen, damit aus der Bewirtungs-Rechnung ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg wird und die Finanzverwaltung ihn anerkennt.

Welche Angaben müssen gemacht werden?

Rechnungen bis EUR 150,00 unterliegen der Vereinfachungsvorschrift nach § 33 UStDV und müssen nicht so viele Angaben enthalten.

Kleinbetragsrechnungen (bis EUR 150,00)

Name und Anschrift des Restaurants
Datum
Auflistung der Speisen und Getränke
Bruttobetrag
Steuersatz

Rechnungen über EUR 150,00

Name und Anschrift des Restaurants
Ausstelldatum (Bewirtungsdatum)
Auflistung der Speisen und Getränke
Nettopreis
Steuersatz + Steuerbetrag
Name und Anschrift des Bewirteten
Rechnungsnummer
Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Restaurants

In der Praxis wird besonders häufig die Unterscheidung zwischen diesen beiden Vorschriften vergessen.

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Da die Belege der Restaurants in der Regel automatisch die Steuernummer (oder USt-ID-Nummer), eine durchlaufende Nummer (= Rechnungsnummer) und die detaillierte Aufstellung nach Steuersätzen enthalten, fehlt am häufigsten der Name und Anschrift des Bewirteten bei Rechnungen über EUR 150,00 – darauf solltet ihr also besonders achten.

Übersicht über die erforderlichen Rechnungsangaben auf Bewirtungsbelegen

Eigene Angaben auf Bewirtungsbelegen

Neben den genanten Rechnungsangaben müssen noch folgende eigene Angaben gemacht werden

Name der bewirteten Personen – Zu den bewirteten Personen gehören alle anwesenden Personen – Also auch der Unternehmer selbst.
Anlass der Bewirtung – Der Grund, warum überhaupt im Restaurant gegessen wurde, ist eine wichtige Angabe und darf auf keinen Fall fehlen. Dabei reicht es nicht, einfach “Geschäftsessen” oder “Besprechung” zu schreiben, es sollten schon genauere Informationen aufgeschrieben werden, worum es bei dem Termin ging (beispielsweise „Besprechung der Marketingkampagne von Projekt xyz“).
Trinkgeld (wenn nicht bereits abgedruckt) – Dieser Punkt wird ebenfalls gerne vergessen und ist vielen Unternehmern gar nicht bekannt. Das Trinkgeld, das bei einem Geschäftsessen gezahlt wird, kann als Betriebsausgabe angesetzt werden (ohne Vorsteuer).
Unterschrift – Zu guter Letzt ist es empfehlenswert, den ausgefüllten Bewirtungsbeleg zu unterschreiben.

Diese eigenen Angaben müssen nicht zwingend auf dem Restaurantbeleg geschrieben werden. Es reicht vollkommen aus, einen Vordruck (zum Beispiel von der Steuerkanzlei Katrin Huber) zu nehmen und ihn an den Restaurantbeleg zu heften oder zu kleben.