GoBD-konforme Buchhaltungssoftware: Funktionalität und Auswahl
Die GoBD und ihre Einhaltung stellen dich und dein Unternehmen vor eine Reihe von Herausforderungen. Erleichterung und Unterstützung gibt es in Form durchdachter Buchhaltungssoftware. Sie hilft nicht nur bei der Einhaltung aller Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, sondern trägt zur Optimierung aller wichtigen buchhalterischen Abläufe bei. Dies wirft die Frage auf, worauf du bei der Auswahl der richtigen Software achten solltest.
GoBD-Konformität der Software: was bedeutet GoBD-konform?
Von besonderem Stellenwert ist es, dass die Software GoBD-konform ist. GoBD steht als Abkürzung für die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form. Das Regelwerk trat Ende 2014 an Stelle der bisherigen GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) strebt hiermit den Weg in Richtung Digitalisierung und papierloses Büro an. Die GoBD basieren auf den regulären GoB (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) und überträgt diese auf digitale Datenverarbeitung und Schnittstellen. Im Fokus steht es, die Beweiskraft deiner Buchführung aufrechtzuerhalten. Digitale Belege sowie softwaregestützte buchhalterische Maßnahmen bilden die Grundlage. Die wesentlichen Anforderungen der GoBD bestehen in Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitnaher Buchung, Unverlierbarkeit und Ordnung, Unveränderbarkeit der Daten sowie dem Datenzugriff durch Finanzbehörden.
Worauf muss ich achten, um die perfekte Software zu erhalten?
Im digitalen Zeitalter gibt es mittlerweile unzählige Anbieter auf dem Markt, die eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware anbieten. Ganz unabhängig davon, welche individuellen Ansprüche du an die Buchhaltungssoftware hast, existieren gewisse Pflicht-Module und -Funktionen, die eine solche Softwarelösung beinhalten muss.
Eine Voraussetzung ist die Möglichkeit der Buchung aller Geschäftsvorfälle. Dies ist gemäß der GoB und GoBD Pflicht. Ebenso muss eine Buchhaltungssoftware die Möglichkeit bieten, einen Jahresabschluss zu erstellen. Art und Umfang dieses Jahresabschlusses sind unter anderem von der Rechtsform sowie den Umsätzen und Gewinnen des Unternehmens abhängig. Freiberufler profitieren grundsätzlich von der Möglichkeit zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als vereinfachter Gewinnermittlungsform. Gewerbetreibende benötigen ab einer bestimmten Größe und ab bestimmten Umsätzen eine Bilanz. Bei der Auswahl der Software ist daher in jedem Falle auf die passende Jahresabschlussform zu achten. Die Buchhaltungssoftware sollte weiterhin eine Möglichkeit zur Umsatzsteuererklärung bieten. Für die meisten Unternehmen besteht Umsatzsteuerpflicht.
Wichtige Module einer guten Buchhaltungssoftware
Unabhängig von den obligatorischen Grundfunktionen zeigen Buchhaltungssoftwares erhebliche Unterschiede in ihrem Aufbau und Funktionsumfang. Oftmals handelt es sich um modular aufgebaute Lösungen. Daher ist der genaue Blick auf die verfügbaren Module der Software unter Berücksichtigung der eigenen Anforderungen von hoher Relevanz.
Das Standard-Modul zur Buchung aller Geschäftsvorfälle sollte sämtliche eingehenden und ausgehenden Rechnungen erfassen. Verschiedene Softwarelösungen unterscheiden sich bereits in diesem Punkt darin, ob beispielsweise die vereinfachende EÜR oder eine Bilanz für Kapitalgesellschaften im Fokus steht.
Rechnungs- und Mahnwesen ist ein weiterer Bereich, der in den Modulen einer Buchhaltungssoftware abgedeckt sein sollte. Die Rechnungsstellung ist eine der Buchführung vorausgehende Aufgabe. Mit Modulen für das Mahnwesen behältst Du unbezahlte Forderungen oder offene Rechnungen stets im Blick.
Solltest du Leute einstellen und Mitarbeiter beschäftigen, ist ein Modul zur Lohnabrechnung von Bedeutung. Wenn du die Entgeltabrechnung selbst übernimmst, sollte die Funktion der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorhanden sein.
In Abhängigkeit der Größe des Anlagevermögens eines Unternehmens kann ein Modul zur Anlagenverwaltung von Bedeutung sein. Wenn diese Modul bereits in der Softwarelösung vorhanden ist, behältst du den Überblick. Dies betrifft sämtliche Anlagen sowie die Abschreibungswerte.
Es existieren leistungsstarke Buchhaltungssoftwares, die zusätzlich Module zu Themen wie Warenwirtschaft oder Lagerhaltung beinhalten. Dies ist insbesondere für Shops oder Logistikunternehmen interessant. Einige Softwareangebote bieten bereits ab Werk CRM-Lösungen (Customer Relationship Management).
Eine gute Softwarelösung wird abgerundet durch Kassenbuch-Module. Kassenbücher sind insbesondere von Relevanz, wenn bestimmte Transaktionen bar abgewickelt werden. Viele Unternehmer tätigen solche Geschäfte und sind daher auf ein Kassenbuch angewiesen. Daher ist es Bestandteil des Modulangebots vieler Softwarelösungen.
Schnittstellen und Anbindungen
Zu den wichtigsten Funktionen gehört die Möglichkeit der Anbindung an APIs und relevante Schnittstellen. Die Jahresumsatzsteuererklärungen oder die monatlichen Voranmeldungen sind in elektronischer Form an das Finanzamt zu übermitteln. Daher ist eine Anbindung an die Steuersoftware ELSTER Standard. Für Arbeitgeber sowie steuerpflichtige Unternehmen ist diese elektronische Übermittlung bereits seit 2005 verpflichtend.
Weiterhin empfiehlt sich eine DATEV-Schnittstelle. Diese ermöglicht die reibungslose Weiterleitung aller Buchungen an Steuerfachleute. Viele Unternehmen übernehmen den Großteil der Buchhaltung selbst über die Software, während sie den Jahresabschluss einer professionellen Steuerberatung überlassen.
Warum brauche ich so eine Software?
Primär dient Buchhaltungssoftware dazu, Unternehmern den Arbeitsaufwand zu erleichtern. Die verpflichtende Einhaltung der GoB und GoBD ist in Anbetracht des Aufwands kaum ohne Softwareunterstützung denkbar. Sie verschafft einen Überblick über Rechnungen, offene Forderungen und sonstige Zahlen. Damit trägt sie zur Zeitersparnis bei. Gefährliche Versäumnisse oder vermeidbare Fehler treten durch menschliches Versagen immer wieder auf. Eine durchdachte Software trägt dazu bei, dass keine Lücken bei der Buchung der Geschäftsvorfälle entstehen. Damit ist Buchhaltungssoftware sowohl für Gründer mit geringer Erfahrung als auch für große bilanzpflichtige Unternehmen von Vorteil.
Fazit
Der buchhalterische Aufwand unterscheidet sich in Abhängigkeit von Faktoren wie Rechtsform, Umsatz und Gewinn. Dennoch hat jeder Unternehmer vom Freiberufler bis zum bilanzpflichtigen Unternehmen die GoB und GoBD zu berücksichtigen. Wenn du auf passende Module und angemessene Funktionalität achtest, findest du in Softwarelösungen eine wertvolle buchhalterische Unterstützung. Damit du allen Verpflichtungen nachkommst, ist es wichtig, auf regelmäßige Updates zu achten. Damit bleibst du im Hinblick auf Änderungen der Besteuerung oder anderer rechtlicher Vorgaben im Bilde.
