Ordnungsgemäße Buchführung – Worauf kommt es an?
Für viele ist Buchführung etwas „antikes“ und „trockenes“, das klar strukturiert ist und keine große Veränderung erlebt.
Dem ist aber nicht so!
Die Buchführung bzw. die Art und Weise Bücher zu führen, muss sich an die Wirtschafts-Praxis, die sich ständig weiterentwickelt, anpassen.
Sie wird durch folgende Faktoren beeinflusst:
- die aktuelle Rechtsprechung
- Rechtsverordnungen
- in der Praxis angewandte und bewährte Verfahren
- technische Neuerungen
Daher gibt es kein festes Gesetz, in dem genau, also Wort für Wort, beschrieben steht, wie eine ordnungsgemäße Buchführung auszusehen hat.
Jedoch gibt es gewisse Grundsätze, die jede Buchführung erfüllen muss, die sogenannten „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)“
Diese Grundsätze gehen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) hervor.
Die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung sind ein sehr gutes Beispiel, um zu zeigen, wie sich Gesetze gegenseitig ergänzen.
Bei den Regelungen wird zwischen einem formellen und einem materiellen Grundsatz unterschieden.
Formeller Grundsatz für eine ordnungsgemäße Buchführung
Jeder Kaufmann ist verpflichtet eine ordnungsgemäße Buchführung zu erstellen. Mehr zum Thema Buchführungspflicht erfährst du in unseren Artikeln
- HGB-Buchführungspflicht – Wann ist ein Unternehmer handelsrechtlich buchführungspflichtig?
- Steuerliche Buchführungspflicht – Wann ist ein Unternehmer steuerlich buchführungspflichtig?
Der § 238 Abs. 1 HGB bindet jeden Kaufmann daran, seine Buchführung so zu gestalten, dass sie einem sachverständigen Dritten (Finanzamt, Wirtschaftsprüfer etc.) innerhalb einer angemessen Zeit einen Gesamtüberblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen kann. (siehe auch § 145 Abs. 1 AO)
Speziell zu den Geschäftsvorfällen sagt der Paragraph, dass sie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen. Stichwort: Keine Buchung ohne Beleg!
Die Abgabenordnung erweitert diesen Aspekt im § 145 Abs. 2 AO:
Aufzeichnungen müssen so gestaltet werden, dass die Buchführung den Zweck erreicht, den sie für die Besteuerung erfüllen soll.
Der § 239 Abs. 1 HGB fordert für alle Aufzeichnungen eine lebendige Sprache. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, müssen diese eindeutig definiert sein.
Nach § 239 Abs. 3 HGB dürfen Eintragungen und Aufzeichnungen in ihrer Art und Weise nicht verändert werden, die die Feststellung ihres ursprünglichen Inhalts nicht gewährleisten.
Das Gesetz verbietet also jegliches Radieren, Löschen und Überkleben (Tipp-Ex).
Alle Eintragungen können gem. § 239 Abs. 4 HGB auch in einer geordneten Ablage (z.B. Kreditoren-, Debitorenliste) und in digitaler Form abgespeichert werden.
Dabei ist zu beachten, dass die digitale Ablage während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und innerhalb einer angemessen Frist lesbar gemacht werden muss. (siehe auch § 146 Abs. 5 AO)
Wichtig: Die digitale Speicherung von Belegen muss die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfüllen!
Alle Bücher und Aufzeichnungen müssen im Geltungsbereich der AO aufbewahrt werden gem. § 146 Abs. 2 AO
Einen sehr wichtiger Hinweis liefert uns der § 146 Abs. 6 AO:
„Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt, ohne hierzu verpflichtet zu sein.“
Das heißt: Die Art und Weise wie Bücher zu führen sind hängt nicht mit der Buchführungspflicht zusammen.
Bei den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung handelt es sich um allgemeine Grundsätze, die für alle, die Bücher führen, einen bindenden Charakter hat!
Auch wenn man freiwillig Bücher führt, muss es eine ordnungsgemäße Buchführung im Sinne der GoB sein.
Materieller Grundsatz für eine ordnungsgemäße Buchführung
Nach § 239 Abs. 2 HGB müssen alle Eintragungen in den Büchern und sonstigen Aufzeichnungen
- vollständig
- richtig (wahr)
- zeitgerecht und
- geordnet sein.
Auch hier ergänzt der § 146 Abs. 1 AO diesen Grundsatz speziell für Kasseneinnahmen und Ausgaben. Hier werden tägliche Aufzeichnungen der Einnahmen und Ausgaben gefordert.
Somit werden dann alle Vorgaben erfüllt, da durch tägliches Eintragen gewährleistet wird, dass alle Angaben vollständig und chronologisch (geordnet) sind.
