Bank und Ausgangsrechnungen buchen – mein erstes Mal mit DATEV
„Die Mittelherkunft und die Mittelverwendung muss gleich sein.“ Das war der erste Satz, der mir erklärt wurde, als die DATEV-Oberfläche zum ersten Mal auf meinem Bildschirm geöffnet war.
Ich sollte die Bank und Ausgangsrechnungen buchen.
Der Sinn der doppelten Buchführung ist, dass irgendwo etwas eingeht und derselbe Wert gleichzeitig irgendwo rausgehen muss. Daher müssen Mittelherkunft und Mittelverwendung auch immer gleich sein.
Ganz verstanden habe ich das zu Anfang nicht, aber inzwischen habe ich verstanden, dass verschiedene Konten verschiedene Bedeutungen haben.
Man bucht beispielsweise Ausgangsrechnungen. Das sind die Rechnungen, die ein Mandant an seine Kunden, die Debitoren, stellt.
Ausgangsrechnungen buchen wir wie folgt:
- Forderung (Debitor) an Erlös
- Bank an Forderung(Debitor)
- Forderung (Debitor) = EUR 0,00
- Bank ~ mehr Soll, mehr Kapital durch Bankeingänge
Warum das genau so geht, liest du weiter unten!
Für jeden Debitoren gibt es ein Konto in der DATEV – genauer gesagt gibt es viele Debitorenkonten, im SKR 04 (Standard-Kontenrahmen 04), mit welchem ich arbeite, sind die Konten der Debitoren immer fünfstellig und beginnen mit einer 1 – in großen Kanzleien oder anderen Ordnungssystemen können die Debitorenkonten bis hin zum Konto 69999 belegt sein.
Es sind die 1XXXX – 69XXX – Konten. So kann man für den Grafikdesigner X oder den Garagenbaumeister Y ein Konto anlegen.
per Soll an Haben
Der Buchungssatz „per Soll an Haben“ ist im Rechnungswesen eine Art Leitsatz, der enorm wichtig ist – eigentlich ist es der Leitsatz überhaupt.
Haben wir beispielsweise ein Verbindlichkeitskonto mit Soll und Haben, so ist die Soll-Seite die Seite, die weniger Kapital des Debitoren, anzeigt. Mit Kapital ist das Fremdkapital gemeint. Dabei geht es um Geld, das der Debitor besitzt, aber durch Rechnungsstellung bereits dem Mandanten gehört.
Dabei spricht man auch von einer Verbindlichkeit. Die Soll-Seite wird also gemehrt, denn es entsteht mehr Verbindlichkeit.
Die Haben-Seite ist die Seite, die bebucht wird, wenn der Debitor eine Rechnung bezahlt hat. Die Forderung ist „erledigt“ und das Fremdkapital des Mandanten in der Hand des Debitoren ist bei Null. Der Hintergrund des Ganzen hat mit Aktiva und Passiva zu tun – interessante Hintergrundinformationen dazu findest du hier im Beitrag „Soll und Haben“!
Es gibt auf dem Konto des Debitoren idealerweise nach einer Soll-Buchung von beispielsweise EUR 400,00 eine Haben-Buchung von EUR 400,00.
Das Konto wird am Ende ausgeglichen und unter’m Strich erhalten wir das Saldo von EUR 0,00 auf dem Verbindlichkeitenkonto. Sollte dies nicht so sein, sehen wir anhand des Kontos, dass offene Forderungen bestehen! Und das ist ein netter Nebeneffekt beim Ausgangsrechnungen buchen, wenn man Debitorenkonten verwendet.
Dabei kann man aber natürlich nicht „per Soll an Haben“ innerhalb dieses Kontos buchen, wenn eine Ausgangsrechnung und eine entsprechende Zahlung vorliegt. Das würde gar keinen Sinn machen, wenn unsere gesamte Buchführung am Ende EUR 0,00 ergibt.
Zunächst beim Ausgangsrechnungen buchen: per Debitor an Erlös.
Dem Debitor gegenüber ist eine Rechnung von EUR 400,00 eingegangen. Diese wird auf der Soll-Seite des Debitorenkontos gemehrt, der Debitor hat also EUR 400,00 mehr Verbindlichkeit. Gleichzeitig wird der Erlös um EUR 400,00 gemehrt.
Warum wird die Bank im Soll gemehrt und im Haben gemindert?
Hat der Debitor die Rechnung bezahlt und buchen wir die Bank, so buchen wir „per Bank an Debitor“.
Einer der ersten aufleuchtenden Glühbirnen in meinem Kopf war, als ich verstanden habe, warum Banken, Kreditkarten und Kassen auf der Soll-Seite gemehrt und auf der Haben-Seite gemindert werden. Buchen wir immer „per Soll an Haben“, so steht immer einer Mehrung einer Minderung gegenüber. Wenn unser Mandant aber Geld durch einen Mieterlös beispielsweise auf sein Konto erhält, so wird das als Erlös gebucht.
Per Soll an Haben würde man (im Soll gemindert, im Haben gemehrt) diesen Geschäftsvorfall gar nicht buchen können. Denn wir haben mehr Mieterlös und gleichzeitig mehr Geld auf dem Konto! Dabei heißt unser Buchungssatz gar nicht „per Haben an Haben“! Das ist der Grund, warum die Bank im Soll gemehrt und im Haben gemindert wird.
Also buchen wir per Bank (Soll, mehr Kapital) an Debitor (Haben, mehr Kapital).
Insgesamt haben wir beim Buchen einer Ausgangsrechnung per Debitor (mehr Verbindlichkeit) an Erlös (mehr Erlös) und danach per Bank (mehr Geld) an Debitor (weniger Verbindlichkeit) gebucht.
Dadurch ist das Verbindlichkeiten Konto auf EUR 0,00 und wir haben den Bankeingang sowie den Erlös („woher kommt das Geld?“) gebucht.
Als nächstes spielen die Steuerschlüssel eine Rolle. Für mehr Infos klicke hier!
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Autorin: Kia ist Auszubildende zur Steuerfachangestellten ab Sommer 2015 und Mitglied im Steuerazubi-Team.
