Buchen mit dem Steuerschlüssel – Buchhaltung mit DATEV

Der Steuerschlüssel bezieht sich auf die Umsatzsteuer und automatisiert weitestgehend die Buchungen, die für eine Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) notwendig sind.

Stell‘ dir mal etwas vor: Peter Petersson aus Peterstorff hat ein Unternehmen (er ist Unternehmer). Er kauft Ware ein und zahlt dafür die Umsatzsteuer, die auf diese Ware anfällt. Manchmal sind das 19 % USt, manchmal sind es 7 %, je nach Ware.
Er verarbeitet diese Ware und verkauft sie in mehreren Versionen weiter.
Darunter sind einige dieser Waren mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 % besteuert und andere mit 19 % Umsatzsteuer. Und das Ganze schreibt Peter auf (ordnungsgemäße Buchführung). Die Umsatzsteuer, die Peter Petersson an die Unternehmen bezahlt, von welchen er Ware kauft, ist auf ihn abgewälzt.
Das ist Umsatzsteuer, die er gezahlt hat. Die Umsatzsteuer, die seine Kunden zahlen, wenn Peter seine Waren (weiter)verkauft, ist Umsatzsteuer, die er eingenommen hat. Er nimmt also Steuern ein (dann nennt man sie Vorsteuer) und gibt Steuern aus (wie viel, das steht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung)
– und diese Steuer muss an das Finanzamt gezahlt werden, und das sogar in regelmäßigen Abständen (wie Abschlagszahlungen), weil das Finanzamt nicht zu lange auf die Steuer warten möchte (Peter ist vorsteuerpflichtig).

das bedeutet…:

Aus einer ordnungsmäßigen Buchführung muss hervorgehen, wie viel Steuer ein Unternehmer eingenommen oder ausgegeben hat.
Durch die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt der Unternehmer an, wie viel Umsatzsteuer er unter dem Strich eingenommen oder ausgegeben hat und muss einen regelmäßigen Abschlag zahlen.

Am Ende eines Wirtschaftsjahres wird die Abschlagszahlung mit der tatsächlich fälligen Summe verrechnet und es bleiben Erstattungen oder Nachzahlungen zu tätigen.

Mehr Infos zur Umsatzsteuer-Voranmeldung findest du auf unserem Youtube-Kanal oder in diesem Artikel über die USt-Voranmeldung!

Warum verwendet man einen Steuerschlüssel?

Gibt man in DATEV einen Buchungssatz in Brutto (i.d.R. wie auf dem Kontoauszug gesehen) ein und fügt bei „BU“ den entsprechenden Steuerschlüssel ein, so erscheint in der Zeile nach Bestätigen der Eingaben der entsprechende netto-Betrag.

Die Umsatzsteuer ist dabei aber nicht verloren – denn sie wurde gezahlt oder eingenommen – sie befindet sich auf einem Sonderkonto für die Umsatzsteuer.
Dabei „weiß“ der Steuerschlüssel selbst, ob es sich um eingenommene oder ausgegebene Umsatzsteuer handelt, da es verschiedene Schlüssel für Debitoren und Kreditoren gibt.

• Ohne Umsatzsteuer – 4

Debitoren  

• 19% USt – 3 
• 7% USt – 2      

Kreditoren

• 19% USt – 9
• 7% USt – 8

Wie genau das aussieht, hängt davon ab, ob du auf deiner Oberfläche „Belege buchen“ in der DATEV das BU-Feld vom Feld des Gegenkontos getrennt anzeigen lässt oder ob es sich um das Feld „BU / Gegenkto.“ handelt.

BU-Feld und Gegenkonto-Feld:

Buchst du beispielsweise per Betriebsaufwand an Forderung eines Kreditors, so hast du mit dem Buchungssatz „per Soll an Haben“ das Gegenkonto 6850 (sonstiger Betriebsaufwand) im Soll und das Konto 10100 (Kreditor Gundula von Knießbach) im Haben, weil dein Mandant ein Buch gekauft hat, so trägst du in das BU-Feld eine 8 für den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7% ein.
Es wird keine „Füll-Null“ eingegeben!

BU / Gegenkto.:

Hier benötigst du eine Füll-Null.
Zahlst du das Buch von Gundula von Knießbach und buchst die Bank, so buchst du per Soll an Haben (per Forderung an Bank) auf das Gegenkonto 1800.
Durch das gemeinsame BU-Feld mit dem Gegenkonto würde der Steuerschlüssel 8, den du benötigst, ein Forderungskonto ansprechen.

Im Feld stünde 81800. (Genau so wäre es bei dem Steuerschlüssel 3, da würde ein Verbindlichkeitskonto bebucht werden, das die Nummer 31800 hat).
Daher benötigst du eine Füll-Null zwischen dem Steuerschlüssel und dem Konto, sodass eine sechsstellige Zahl entsteht und eine Verwechslung mit den Kreditoren und Debitoren ausgeschlossen ist.

Übrigens: wenn du auf das Konto 4300 (Erlöse mit 7% USt) den Steuerschlüssel 2 oder 7 ( oder sogar 3 oder 9) anwenden möchtest, kommt eine Fehlermeldung, denn die Ertragskonten im Standard-Kontenrahmen 04 (SKR 04) sind automatisiert eingerichtet.

Generalumkehr

Die Generalumkehr bedeutet, dass man einen Buchungssatz storniert (Radieren bzw. Löschen ist eigentlich nicht erlaubt und daher nach dem Festschreiben der Buchungssätze nicht mehr möglich) und sich dabei die Umsatzsteuer „bequem“ wiederholt.
Es gibt einen Steuerschlüssel für die Generalumkehr ohne Umsatzsteuer – das ist die 20 im „BU“-Feld.

Die Generalumkehr für eine Buchung mit 19% Umsatzsteuer funktioniert mit der 29 und 28 steht für die Generalumkehr mit 7% Umsatzsteuer.

Insgesamt sieht eine Generalumkehr so aus, dass beispielsweise bei der Bank 1800 auf der Soll (+) Seite eine Buchung mit einem Minus davor steht. So ist nachvollziehbar, was vorher gemacht wurde und man findet schneller den entsprechenden Betrag, der vorher ohne Minuszeichen gebucht wurde.
Es ist so leichter nachzuvollziehen, was gebucht wurde – und möglicherweise auch, warum es gebucht wurde.

Außerdem ist so ersichtlich, dass es sich nicht um einen neuen Geschäftsvorfall handelt!

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Autorin: Kia ist Auszubildende zur Steuerfachangestellten ab Sommer 2015 und Mitglied im Steuerazubi-Team.