Praktische Ausbildungsinhalte – Was bedeutet Buchhaltung in der Praxis?

Nach der Theorie die Praxis – erste Arbeitsschritte – Nachdem in unserem vorherigen Artikel doch einiges an Theorie vorgestellt wurde, soll jetzt endlich der Inhalt der Buchführung in der Praxis an der Reihe sein. Natürlich würde es den Rahmen sprengen, jeden einzelnen Arbeitsschritt bis ins Detail zu erklären, aber wir wollen doch die ersten Arbeitsabläufe der laufenden Finanzbuchhaltung in Kürze darstellen. Lohn- und Anlagenbuchhaltung können in einem späteren Beitrag intensiver behandelt werden.

Fangen wir ganz am Anfang an. Der Mandant kommt persönlich zu euch oder schickt mit der Post seine gesamten Belege zur Finanzbuchhaltung. Dabei finden sich:

• Ausgangsrechnungen an seine Kunden
• Eingangsrechnungen der Lieferanten
• Kontoauszüge
• Kassenbuch nebst Belegen
• Sonstige Unterlagen, die für die Finanzbuchhaltung wichtig sein könnten

1. Unterlagen sichten und ordnen

Zunächst sollte die Steuerfachangestellte die vom Mandanten vorgelegten Unterlagen sichten und gegebenenfalls ordnen, um die Bearbeitung zu erleichtern.

2. Kontieren und Erfassen

Im nächsten Schritt werden die Belege für die elektronische Erfassung insofern vorbereitet, als dass diese in der Regel „kontiert“ werden. Jede Art von Geschäftsvorfall hat ein 4-stelliges Konto, auf das es später „gebucht“ wird, um den Geschäftsvorfall im Jahresverlauf festhalten zu können. Diese 4-stelligen Konten finden sich im Kontenrahmen, einem systematischen Verzeichnis aller Konten für die Buchführung.

Ein Beispiel: Der Unternehmer A kauft Ware, die er direkt mit dem Geld aus der Kasse bezahlt. Auf der Warenrechnung muss dann das Konto 3200 für „Wareneingang“ und Konto 1000 für die Kasse notiert werden (beim Standardkontenrahmen 03). Dieses Beispiels macht deutlich, dass immer zwei Positionen bei einem Geschäftsvorgang betroffen sind.

Wenn dann alle Belege mit entsprechender Kontierung versehen sind, heißt es, diese elektronisch in der vorhandenen Software zu erfassen. Hier gilt es zu wissen, wie Aufwendungen und Erträge zu buchen sind. Da wir hier zu weit in die Thematik einsteigen müssten und dieses Thema besser in einem späteren Beitrag genauer behandeln, hier lediglich kurz der Leitsatz:

• Zugänge auf Aktivkonten werden auf der Sollseite und ihre Abgänge auf der Habenseite aufgeführt (z.B. Kasse oder Wareneinkauf)
• Bei den Passivkonten werden die Zugänge auf der Habenseite und die Abgänge auf der Sollseite aufgeführt (z.B. Umsatzerlöse oder Verbindlichkeiten).

3. Der Buchungssatz

Die Geschäftsvorfälle werden allesamt jeweils in Form eines so genannten Buchungssatzes erfasst. Der Buchungssatz ist demnach eine kurze und prägnante Dokumentation und nennt den wertmäßigen Betrag und die beteiligten Konten.

Die Grundform heißt „Soll an Haben“. Hierbei hat das Wort „an“ keinerlei Bedeutung. Man könnte sagen, dass es die Konten einfach voneinander trennt. Wurde der Buchungssatz mit Konten versehen, so weiß ein Steuerfachangestellter dann automatisch, dass das erste Konto den Betrag im Soll und das zweite Konto den Betrag im Haben erfassen wird.

Vor dem Erfassen des Buchungssatzes können folgende Fragen helfen, diesen korrekt zu bilden:

1. Welche Konten wähle ich?
2. Handelt es sich um ein Aktivkonto oder Passivkonto?
3. Nimmt das Konto im Soll oder Haben zu?
4. Welches Konto wird im Buchungssatz im Soll und welches im Haben gebucht?

Wichtig ist, dass die Konten im Soll und im Haben immer so gebucht werden, dass im Soll und Haben exakt der gleiche Betrag erfasst wird.

Ein Beispiel:

Hier ein weiteres Beispiel in Verbindung mit den oben genannten Fragen zur Bildung des Buchungssatzes:

Der Unternehmer B kauft einen Computer im Wert von EUR 1.000,00 und bezahlt die Rechnung per Banküberweisung.

Lösungsansatz:

1. Die Konten lauten „Büroausstattung“ und „Bank“
2. Bei beiden handelt es sich um Aktivkonten.
3. Büroausstattung erhöht sich als Zugang im Soll. Der Bankbestand verringert sich als Abgang im Haben.
4. Daraus kann der Buchungssatz „Büroausstattung an Bank“ ermittelt werden – Büroausstattung steht im Soll, Bank im Haben – jeweils mit einem Wert von EUR 1.000,00.

Hier wurde zunächst ein Buchungssatz mit nur zwei Konten vorgestellt. Es gibt natürlich auch etwas längere Buchungssätze. Würde der Unternehmer beispielsweise nicht nur den PC kaufen, sondern gleichzeitig auch Büromaterial, so würde die Buchung im Soll gesplittet werden. Der Buchungssatz lautet dann: Büroausstattung EUR 1.000,00 und Büromaterial EUR 100,00 an Bank EUR 1.100,00.

Beleglose Buchungen

Keine Buchung ohne Beleg. Haben wir dies nicht vorab als eines der obersten Gebote genannt? Trotzdem wird sicher einmal ein Posten auftauchen, für den auf den ersten Blick kein Beleg vorgelegt wurde.

Was könnte das sein? Z.B. die vierteljährliche Kfz-Versicherung oder die monatliche Rate für die geleasten Büromöbel. In diesem Fall wird es in der Tat nicht bei jeder Abbuchung einen Beleg geben, vielmehr einen entsprechend dauerhaft gültigen Vertrag. In diesem Fällen sollte bei der allerersten Abbuchung dieser Vertrag vorgelegt werden oder ggf. vom Mandanten umgehend angefordert werden.

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4. Auswertungen

Sind dann alle Geschäftsvorfälle erfasst, ist es wichtig, dass sowohl der Kassen- als auch der Bankbestand auf Richtigkeit geprüft werden.

Alle gebuchten Belege werden in vielen Kanzleien mit einem „Gebucht“-Stempel versehen. Damit sind sie gekennzeichnet und werden nicht versehentlich doppelt gebucht.

Die erste Auswertung, die nun erzeugt wird, nennt sich Journal oder auch Primanota. Alle Geschäftsvorfälle werden  darin  chronologisch mit den gewählten Konten, Beträgen und vielleicht auch individuellem Buchungstext festgehalten.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ergibt sich aus den laufenden Daten der Finanzbuchhaltung. Sie verschafft dem Unternehmer im Laufe des Wirtschaftsjahres eine Darstellung über seine Einnahmen und Ausgaben sowie die Gewinnermittlung.

Einen fortlaufenden Überblick über die Ertragslage des eigenen Unternehmens zu haben ist unerlässlich!

Des Weiteren bekommt der Mandant regelmäßig die Summen- und Saldenliste. Denn dies ist eine genaue Aufstellung aller im Kontenrahmen aufgeführten Konten. Am Ende des Buchungszeitraumes werden genau die Konten in der „SuSa“ mit Beträgen aufgeführt, welche im entsprechenden Betrachtungszeitraum Buchungen aufweisen.

Dank moderner Software ist die Sachbearbeiterin auch in der Lage, auf Knopfdruck die regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erstellen. Das Programm ermittelt automatisch (bei richtiger Erfassung der Geschäftsvorfälle) die erzielten Umsätze mit zugehöriger Umsatzsteuer und verrechnet diese mit den bezahlten Vorsteuerbeträgen. Mittels Elster wird die Voranmeldung mit der darin ermittelten Umsatzsteuer-Vorauszahlung online per Datenübermittlung an das Finanzamt übermittelt.

Am Ende eines Buchungszeitraumes werden für den Mandanten Auswertungen ausgedruckt. Welche Auswertungen der Mandant erhält, variiert. Einige mögliche Auswertungen sind:

• Journal
• BWA – Betriebswirtschaftliche Auswertung
• SuSa – Summen- und Saldenliste
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• OPOS- Liste – Offene Posten- Liste

Fazit

Es ist leicht zu erkennen, dass bei der Buchhaltung in der Praxis viele kleine Dinge zu beachten und befolgen sind. In der Regel macht es daher erfahrungsgemäß Sinn, als Hilfestellung eine Art Checkliste in der Buchhaltungsakte zu führen und Monat für Monat zu prüfen, ob auch alle Einzelheiten erledigt wurden. Denn nichts ist unangenehmer, als wenn man dem Mandant beichten muss, wichtige Schritte vergessen und damit fehlerhafte Auswertungen erstellt zu haben.

Ist dir das schon mal passiert? Vielleicht hast du ein paar gute Tipps an andere Steuerazubis? Wir freuen uns über einen Bericht im Forum!