Praktische Ausbildungsinhalte – Was bedeutet Buchführung in Theorie und Praxis?

Buchführung
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Was bedeutet Buchführung eigentlich und was gehört alles zu der Erstellung dieser dazu?

Kommen wir zum meist gehörten Begriff in Verbindung mit dem Beruf der Steuerfachangestellten. „Was machst du heute?“ – eine häufig gestellte Frage. Die Antwort lautet: „Die Buchhaltung von Mandant XY“

Aber was genau bedeutet das? Welche Tätigkeiten sind damit eigentlich gemeint? Selbst, obwohl der Begriff an sich recht geläufig ist, weiß nicht jeder, welche Aufgaben sich dahinter verbergen.

Im heutigen Artikel klären wir zunächst die Theorie zur Frage “Was bedeutet Buchführung?”, ein Artikel zur Handhabung in der Praxis folgt in den nächsten Tagen.

Was bedeutet Buchführung – Zunächst die erforderliche Theorie, um den Begriff an sich zu erklären

In Deutschland ist jeder Unternehmer verpflichtet, die Geschäftsvorfälle seines Unternehmens lückenlos sowie zeitlich und sachlich geordnet zu erfassen. Die Buchhaltung kann demnach als eine Art Organisationseinheit verstanden werden.

In der Praxis werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung umgangssprachlich synonym verwendet. Richtig ist jedoch, dass die Buchführung eigentlich nur die Tätigkeit an sich ist und nichts über den Inhalt aussagt.

Je nach Art, Umfang und Rechtsform eines Unternehmens kann die Buchhaltung auf zwei verschiedene Arten erfolgen.

So gibt es zunächst die „einfache“ Buchhaltung, bei der lediglich der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben ermittelt wird. Die zweite Variante ist die doppelte Buchführung, bei der neben den Einnahmen und Ausgaben auch Positionen wie Bewertungen und zeitliche Abgrenzungen zum Jahreswechsel zu berücksichtigen sind.

Bestandteile der Buchhaltung

Es geht bei der Buchhaltung grundsätzlich darum, die fortlaufenden Geschäftsvorfälle zu erfassen. Um es genau zu nehmen, bewegt sich dies allerdings hauptsächlich im Rahmen der Finanzbuchhaltung. In mittleren und größeren Unternehmen ist es angebracht, die Buchhaltung in mehrere Bereiche zu gliedern.

  • Finanzbuchhaltung
  • Debitorenbuchhaltung
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kosten- und Leistungsrechnung

In den Steuerberatungskanzleien wird mittlerweile überall für die Buchhaltung eine entsprechende Software eingesetzt, die sich durch laufende Updates stets auf dem aktuellen Gesetzesstand befindet. Damit können die oben genannten Bereiche optimal miteinander verbunden werden. Viele Abläufe sind dadurch bereits automatisiert und erleichtern im Gegensatz zu manuellen Aufzeichnungen viele Vorgänge.

Vorrangig soll heute der Blick auf die Finanzbuchhaltung gerichtet werden, weil eben diese wohl für eine Steuerfachangestellte in der Tat die mit am häufigsten ausgeführte Tätigkeit innerhalb der Ausbildung sein wird.

 

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Es gibt verschiedene gute Gründe für das Erstellen der Buchführung

Neben verschiedenen gesetzlichen Anforderungen gibt es auch eine betriebliche Notwendigkeit, die regelmäßige Buchhaltung zu erstellen. So sollte jeder  Unternehmer aus eigenem Interesse heraus die Entwicklung seines Unternehmens im Auge behalten.

Denn die Buchhaltung, insbesondere die Finanzbuchhaltung, gibt dem Unternehmer durch die planmäßige und lückenlose Aufzeichnung eine Übersicht über Vermögen und Schulden sowie über Gewinn oder Verlust. Gleichzeitig bildet sie die Grundlage für die Kostenrechnung und Preiskalkulation und dient als Grundlage für die Besteuerung. In Form der betriebswirtschaftlichen Auswertung dient sie beispielsweise als Vorlage bei Banken zur Kreditbeschaffung.

Buchhaltung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Jeder noch so kleine Handschlag für die Mandanten muss wohl überlegt und immer nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erfolgen. Diese gehörten quasi zu den obersten Geboten, die zu beachten sind – auch wenn es an gesetzlichen Grundlagen mangelt. Vielmehr haben sich diese Grundsätze im Laufe der Jahre entwickelt.

Zu beachten sind die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit, Vorsicht und Wirtschaftlichkeit. Zudem existieren einige Merksätze, die man beim Kontieren und Buchen befolgen sollte:

  • Es darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen. (Wird häufig auch oberstes Gebot der Buchführung  genannt)
  • Die Belege müssen mit einem Datum versehen sein und der Beleg muss rechnerisch richtig sein.
  • Der Inhalt der erfassten Geschäftsvorfälle muss formell und sachlich richtig sein.
  • Die Geschäftsvorfälle müssen zeitlich geordnet, vollständig und wahr sein.
  • Die verbuchten Geschäftsvorfälle müssen leicht nachprüfbar sein.
  • Beim Kontieren darf nicht mit Bleistift geschrieben und nicht radiert werden.
  • Bei Korrekturen ist sauber durchzustreichen, so dass der ursprüngliche Vorgang erkennbar bleibt.

Ob und wie kontiert wird, kann sicher in jeder Steuerkanzlei variieren – deswegen kann es durchaus sein, dass in eurer Kanzlei andere Regeln gelten.

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