Buchhalterische Cloudlösungen – was es darüber zu wissen gibt

Die Technisierung der Welt schreitet weiter voran, digitalisiert Arbeitsprozesse und erleichtert uns sowohl das alltägliche als auch das berufliche Leben. Selbstverständlich macht der Wandel vor Steuerberatern keinen Halt.

Wenn du dich also für einen Weg als zukünftiger Steuerprofi entscheidest, musst du dich unbedingt mit dem Thema Cloudlösungen für die Buchhaltung auseinandersetzen. Es ist nämlich ziemlich wahrscheinlich, dass du während deiner Zeit als Azubi die eine oder andere Cloudlösung benutzen wirst.

Bei uns erfährst du nicht nur alles rund um dieses Thema, wir stellen dir außerdem ein paar Anbieter vor, damit du dich bereits im Vorfeld ausführlich informieren und dich mit der Thematik auseinandersetzen kannst.

Lokaler Server vs. Internetspeicherort

Sicherlich ist dir die Cloud ein geläufiger Begriff. Bei dieser handelt es sich um einen Internetspeicherort, auf dem du einerseits deine Daten sicher ablegen kannst, andererseits von überall auf der Welt Zugriff hast. Das ist schon eine sehr praktische Sache – nicht nur für dich als Privatperson.

Betriebe nutzen Cloudlösungen, um diverse Programme mit dem Firmennetzwerk zu verbinden und dadurch die Kosten für einen teuren lokalen Speicher zu sparen oder zu reduzieren.

Bis vor einigen Jahren war es gang und gäbe, dass sich Firmen eine Buchhaltungssoftware gekauft haben, die lokal installiert und abgelegt wurde. Zugriff erhielten die Mitarbeiter nur dann, wenn sie sich in den Räumlichkeiten des Unternehmens befanden. Flexibel war das natürlich nicht, laut Experten allerdings vom Datenschutz her um einiges sicherer. Nichtsdestotrotz bieten immer mehr Hersteller für ihre Softwareprogramme zusätzlich eine Cloudlösung an.

Vorteile einer buchhalterischen Cloudlösung

Die Buchhaltung nimmt selbstverständlich einen hohen Stellenwert ein. Darüber bist du dir sicherlich im Klaren, wenn du dich für einen Beruf im steuerrechtlichen Bereich entschieden hast. Es ist also nicht wirklich verwunderlich, dass die Buchhaltung ebenfalls vereinfacht und optimiert wird.

1. Kostenersparnis

Unternehmen entscheiden sich für Cloudlösungen, weil sie in erster Linie Geld sparen. Normalerweise wurde eine Vollversion erworben und anschließend auf dem Rechner installiert.

Mit einer Cloudlösung spart man aber einen Großteil der Anschaffungskosten ein. Lediglich die Nutzung des Programms muss bezahlt werden. Firmen entscheiden vorher, welche Serviceleistungen sie in Anspruch nehmen wollen, sie müssen nicht mehr notgedrungen das komplette Paket nehmen. Nur die tatsächlich verbrauchten Ressourcen werden zum Schluss berechnet.

2. Flexibler, ortsunabhängiger Zugriff

Die Mitarbeiter können dadurch von überall auf der Welt auf Programme oder Datenbanken zugreifen. Du hast einen Termin im Außendienst und willst einen Kunden beraten? Kein Problem! Mit wenigen Klicks hast du den vollen Zugriff auf alle Dateien, die du für deine Arbeit brauchst.

Ein Tag im Home Office ist ebenfalls problemlos möglich. Du legst einfach eine VPN-Verbindung zum Firmennetzwerk und kannst loslegen. Klingt doch ziemlich einfach, meinst du nicht? Gleichzeitig kannst du als Angestellter schneller auf neu entstehende Anforderungen reagieren.

3. Datensicherung

Was einmal auf der Cloud ist, verschwindet nicht so schnell wieder. Mit der Wolke verhält es sich ähnlich wie mit einer externen Festplatte. Alle Daten, die du dort abspeicherst, hast du gesichert.

Im Gegensatz zu einem USB-Stick kann sie aber nicht kaputt gehen, wenn du an ihr rüttelst, sie schüttelst oder sie runterfällt. Ein mechanischer Defekt führt ziemlich schnell zum Datenverlust. Es gibt nur zwei Situationen, in denen ein Verlust deiner Daten in einer Cloud möglich ist: ein externer Hackerangriff oder die Abschaltung des Servers, weil der Anbieter seinen Service einstellt.

4. Optimierte Arbeitsabläufe

Wir haben dich ja bereits darauf hingewiesen, dass du mit einer buchhalterischen Cloudlösung von überall auf deine Dateien zugreifen kannst. Doch eine Cloud optimiert außerdem Arbeitsprozesse, denn mehrere Mitarbeiter können zusammen an einem Dokument arbeiten.

5. Größere Speicherkapazität und regelmäßige Updates

Unternehmen haben nun die Möglichkeit, so viel Speicher zu erwerben, wie sie benötigen. Reicht die vorhandene Speicherkapazität nicht aus? Dann wird einfach mehr dazu gebucht.

Du kannst dir bestimmt denken, dass du als Steuerprofi stets up-to-date sein musst. Bei cloudbasierten Softwarelösungen erhältst du regelmäßig wichtige Updates für dein Programm und bist somit immer auf dem neuesten Stand. Es ist also kein Problem, wenn sich mal wieder ein Steuergesetz ändert. Die nötigen Informationen werden sehr schnell in die Software eingespeist. Du musst keine Angst haben, dass es bei jeder Veränderung sofort veraltet ist.

Du siehst, die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Du willst mehr über die digitale Transformation für Steuerberater erfahren? Dann empfehlen wir dir das gleichnamige, kostenlose E-Book.

Die gängigsten Buchhaltungssoftwares

Der bekannteste Anbieter für buchhalterische Programme ist DATEV. Da deren Schwerpunkt im Steuerberatermarkt liegt, wird dir DATEV sicherlich am geläufigsten sein. Selbstverständlich bietet dieses Unternehmen ebenfalls Cloudlösungen für ihre Kunden an, um durch die Digitalisierung mehr Effizienz in die Kanzleiabläufe zu bringen.

• Ebenso bekannt sind die Produkte des Freiburger Herstellers Lexware, der sich in erster Linie auf kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler spezialisiert hat. Es kann sehr gut möglich sein, dass du später mit der Buchhaltungssoftware Lexware oder einer kaufmännischen Komplettlösung arbeiten wirst.
• Ein weiterer gängiger Hersteller ist die Buhl Data Service GmbH – besser bekannt durch ihre Software WISO. Diese gibt es sowohl für Privathaushalte als auch für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen.
• Etwas spezieller ist das Angebot von SAGE. Bei deren Buchhaltungssoftware ein gewisses Maß an Vorwissen zwingend notwendig ist, um durch die vielen Funktionen richtig durchsteigen zu können.

Abgesehen von SAGE sind alle Programme sehr leicht zu erlernen, weil sie viele Hilfsmöglichkeiten integriert haben. Außerdem wird kein Arbeitgeber von einem Azubi verlangen, dieses Vorwissen mitzubringen. Wenn du allerdings ein bisschen trainieren möchtest, solltest du unbedingt die Testversionen der einzelnen Softwares ausprobieren. Diese sind in der Regel 30 Tage gültig und können dir einen guten Einblick geben.

Wie sieht es in deiner Kanzlei aus? Arbeitet ihr bereits mit cloudbasierten Lösungen? Wir freuen uns über einen Erfahrungsbericht im Forum!