Praktische Ausbildungsinhalte – Kontenrahmen, Kassenbuchführung und andere Begriffe

So oder ähnlich wird sich die Situation ganz sicher einmal ergeben. Diese und andere Begriffe werden euch in der Ausbildung zum Steuerfachangestellten und auch später immer wieder begegnen.

Der heutige Beitrag soll eine kleine Auswahl verschiedener Formulare und Schriftstücke bzw. deren Bezeichnung und Bedeutung erklären, damit man direkt weiß, wovon der Vorgesetzte, Ausbilder oder Mandant eigentlich spricht.

Ein potenzieller Mandant trifft auf den Steuerberater. Beide verständigen sich auf eine Zusammenarbeit. Was sind die ersten Schritte? Bereits hier treffen wir auf die ersten Formalitäten.

Beratungsvertrag, Vertretungsvollmacht sowie Empfangsvollmacht werden die ersten Dokumente sein, die möglicherweise die Steuerfachangestellte vorbereiten muss.

Steuerberatungsvertrag

Zur Begründung eines Mandatsverhältnisses wird in der Regel ein schriftlicher Vertrag geschlossen. Dieser Vertrag enthält dann die folgenden wesentlichen Angaben:

• Bestimmung der Person des Auftraggebers
• Exakter Auftragsumfang,  z.B. Abschlussarbeiten, Steuererklärungen ab dem Jahr XY, Prüfung von Steuerbescheiden, Buchführungsarbeiten
• Honorar- und Vergütungsregelung
• Regelung zur Haftungsbegrenzung

Im Laufe der Zusammenarbeit wird sich der Auftragsumfang vermutlich verändern, erweitern oder verringern. Wichtig ist, dass auch diese Entwicklungen schriftlich im Beratungsvertrag regelmäßig festgehalten werden. Diese Aktualisierungen werden in der Praxis leider oft vergessen.

Vertretungsvollmacht

Haben Mandant und Steuerberater dann beiderseitig den Steuerberatungsvertrag unterzeichnet, so bedeutet dieser Auftrag zunächst einmal nur die Prüfung der vorgelegten Unterlagen sowie die Berechnung der jeweiligen Ergebnisse.

Soll der Steuerberater auch die Befugnis erhalten, bei Bedarf Kontakt zum Finanzamt aufnehmen zu können, in das Steuerkonto Einsicht zu nehmen und insgesamt den Mandanten bei Bedarf auch gegenüber Behörden, Gerichten oder sonstigen Stellen zu vertreten, muss hierfür eine entsprechende schriftliche Vertretungsvollmacht erteilt und der jeweiligen Institution vorgelegt werden.

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Empfangsvollmacht

Ein wesentlicher Unterschied zur Vertretungsvollmacht ist die Empfangsvollmacht. Die vorgenannte Bevollmächtigung berechtigt wohl zur allgemeinen Vertretung des Mandanten, nicht aber zum Empfang von Steuerbescheiden.

Das Finanzamt würde aufgrund der Vertretungsvollmacht wohl mit dem Berater auch schriftlich kommunizieren. Die Steuerbescheide gehen aber weiterhin an den Mandanten selbst. Damit diese Bescheide auch auf direktem Weg zum Berater übermittelt werden, muss eine Empfangsvollmacht erteilt werden.

Einzugsermächtigung Finanzamt

Und der letzte Schritt, den Mandanten komplett von der „Arbeit“ mit dem Finanzamt „zu befreien“, wäre, wenn dieser der Finanzkasse eine Einzugsermächtigung vorlegt. Damit gestattet der Steuerpflichtige der Finanzkasse den Einzug fälliger Steuerbeträge.

Leider haben auch heute noch viele Steuerpflichtige die Sorge, dass das Finanzamt willkürlich abbuchen und das Girokonto damit in Schwierigkeiten bringen könnte. Dem ist aber nicht so.

Das Finanzamt darf ausschließlich die fälligen Beträge frühestens zum Fälligkeitstag abbuchen. Bereits erwirkte Säumniszuschläge, Stundungs- und Verspätungszuschläge dürfen nicht per Lastschrift eingezogen werden.

Und wer ganz sicher gehen oder die Vollmacht auf einzelne Steuerarten beschränken möchte, kann auch das tun. Das entsprechende Formular der Finanzämter sieht diese Möglichkeiten der Beschränkung vor.

Nun folgen ein paar Dokumente, die für die tägliche Arbeit als Steuerfachangestellte wichtig sind und regelmäßig erstellt bzw. eingesetzt werden müssen:

Kontenrahmen

Der Kontenrahmen ist das systematische Verzeichnis von 4-stelligen Ziffern, die zur Kontierung der Buchhaltungsbelege und späteren Erfassung in der Software erforderlich sind. Ziel ist eine einheitliche Buchung von gleichen Geschäftsvorfällen.

Für bestimmte Branchen und Wirtschaftszweige gibt es sogar Standardkontenrahmen, die in den verschiedenen Programmen bereits hinterlegt sind. So sind Abkürzungen wie SKR03, SKR04 und SKR80 absolut geläufig. Da in vielen Kanzleien mit der DATEV gearbeitet wird, kann man sich auf deren Webseite einmal exemplarisch den Kontenrahmen SKR 03 ansehen.

Darin enthalten ist ein bestimmtes Zahlensystem, nachdem die bebuchten Konten später ausgewertet werden (z.B. Anlagevermögen in der Kontenklasse 0, Betriebliche Erträge Klasse 8).

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird für alle Mandanten erstellt, die steuerpflichtige Umsätze erwirtschaften. Diese Umsatzsteuer – einige kennen sie als Mehrwertsteuer – muss zunächst als Jahressteuer an das Finanzamt abgeführt werden.

Bei Unternehmern, deren Vorjahres- Umsatzsteuer mehr als EUR 1.000,00 betragen hat, muss quartalsweise eine Voranmeldung beim Finanzamt eingereicht werden, auf die dann auch bereits eine Umsatzsteuer- Vorauszahlung folgt. Bei einer Vorjahres- Umsatzsteuerzahllast von mehr als EUR 7.500,00 ist die Voranmeldung monatlich abzugeben.

Die vereinnahmte Umsatzsteuer, gemindert um die selbst an andere Unternehmer gezahlte Umsatzsteuer (= Vorsteuer), wird dann als Vorauszahlung abgeführt und später mit der Jahressteuer verrechnet. Um die unterjährige Steuerlast anmelden zu können wird das entsprechende Formular ausgefüllt und bis zum 10. Tag des Folgemonats ans Finanzamt übermittelt.

Kassenbuchführung

Das Kassenbuch ist eine Unterlage, die der Mandant selbst erstellt und zusammen mit allen weiteren Buchhaltungsunterlagen einreichen wird. Hierbei handelt es sich um den Bericht über die Bareinnahmen und Barausgaben.

Ergänzend dazu sollten ein Zählbericht zum Endbestand der Kasse sowie alle Belege eingereicht werden. Kassenbericht und Zählbericht bilden das Herzstück der Kassenbuchführung. Der Bericht führt in chronologischer Reihenfolge folgende Eintragungen:

• Datum
• Bezeichnung des Vorgangs (z.B. Tageseinnahmen oder Ausgabe aus der Kasse für Porto etc.)
• Betrag der Einnahme oder Ausgabe
• Kassenbestand nach dem jeweiligen Geldbestand

Aufgabe der Steuerfachangestellten ist die Erfassung der Kassenbewegungen sowie Kontrolle des Endbestandes und das Vorhandensein aller Belege.

Die Lohnbuchhaltung arbeitet mit vielen verschiedenen Formularen und Nachweisen – viel mehr als in der Finanzbuchhaltung.

Im Grunde genommen werden alle Vorgänge im Rahmen der Lohnbuchhaltung am Ende mittels Formularen und Nachweisen dargestellt und dem Mandanten und dessen Mitarbeitern vorgelegt.

Dazu gehören

• Personalbogen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Lohnjournal
• Lohnsteuer-Anmeldung
• Lohnsteuer-Bescheinigung
• Beitragsnachweise für die Krankenkassen
• Meldungen zur Sozialversicherung

Greifen wir uns zwei dieser Begriffe heraus und schauen, was das bedeutet.

Personalfragebogen

Sobald der Mandant meldet, dass ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen eingestellt wird, muss in der Lohnbuchhaltung dieser Mitarbeiter erfasst und der Eintritt bei dessen zuständiger Krankenkasse gemeldet werden.

Um die Einrichtung des Mitarbeiters und alle weiteren Auswertungen und Berechnungen korrekt und ordnungsgemäß durchführen zu können, empfiehlt es sich, dass der Mandant selbst oder der Mitarbeiter den Personal(frage)bogen ausfüllt und der Steuerberatungskanzlei zukommen lässt. Darin werden nämlich folgende grundlegende Informationen festgehalten:

• Persönliche Angaben (Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand usw.)
• Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse , ID-Nummer
• Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge
• Eintrittsdatum
• Berufsbezeichnung
• Angaben zur schulischen Vorbildung
• Gehalt
• Bankverbindung

Dieser Fragebogen wird dauerhaft in der Lohnakte abgelegt.

Beitragsnachweis

Der so genannte Beitragsnachweis wird monatlich den Krankenkassen der Mitarbeiter übermittelt. Darin gemeldet werden die von den Löhnen einbehaltenen und abzuführenden sowie die vom Arbeitgeber in gleicher Höhe zu zahlenden Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung.

Gemeldet werden wirklich nur die Beiträge, von deren Richtigkeit wird zunächst ausgegangen. Eine Überprüfung der Beiträge könnte im Rahmen einer Betriebsprüfung erfolgen.

Zuletzt noch eine kleine Auflistung von Abkürzungen und Fachbegriffen, die mit nur einem Begriff erklärt werden sollen – einfach nur, um diese schon einmal gehört zu haben.

AdV → Aussetzung der Vollziehung

AN → Arbeitnehmer

AO → Abgabenordnung

Bp → Betriebsprüfung

DBA → Doppelbesteuerungsabkommen

ESt → Einkommensteuer

FA → Finanzamt

GewSt → Gewerbesteuer

StB → Steuerberater

USt-VA → Umsatzsteuer-Voranmeldung

Fazit

Natürlich war dies heute nur ein minimaler Auszug aus der Vielzahl der Dokumente und Formulare, die eine Steuerfachangestellte langfristig kennenlernen wird.

Kennst du weitere Dokumente und Formulare, die wir unbedingt erwähnen sollten? Hinterlasse uns doch einen Kommentar oder einen Beitrag im Forum.