Verpflegungsmehraufwand – Reisekostenrecht

Verpflegungsmehraufwand
15 Kommentare

In der Praxis begegnet uns das Reisekostenrecht und damit verbunden auch die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand sehr oft. Viele tun sich mit diesen Regelungen schwer, weil sie regelmäßig geändert werden. Zuletzt gab es Anfang 2014 eine grundlegende Neuregelung im Reisekostenrecht, die wir hier vorstellen möchten. In den folgenden 3 Artikeln stellen wir diese Regelungen genauer vor:

In diesem Artikel geht es um den Verpflegungsmehraufwand und wie sich die Regelung Anfang 2014 geändert hat.

Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand

In der alten Regelung gab es ein dreistufiges System, bei dem der Arbeitnehmer (der Steuerpflichtige) abhängig von der Abwesenheitsdauer bestimmte Pauschbeträge als Verpflegungsmehraufwad geltend machen konnte.

Das Grundprinzip ist auch 2014 gleich geblieben, das heißt, die Pauschbeträge werden auch weiterhin grundsätzlich in Abhängigkeit von der Abwesenheitsdauer abgezogen.

Allerdings wurde Anfang 2014 die Vorschrift etwas vereinfacht, in §9 Abs. 4a EStG sind nun zwei Stufen enthalten.

Wir unterscheiden nun eine mehrtägige Auswärtstätigkeit von einer eintägigen Auswärtstätigkeit. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit kann man für den Anreisetag EUR 12,00 Euro als Werbungskosten absetzen, für jeden vollständigen Tag, den man auswärtig ist EUR 24,00 und für den Abreisetag EUR 12,00.

Hierbei ist zu beachten, das ist ein Unterschied zu der alten Regelung, dass es nicht auf eine Mindestabwesenheitsdauer am An- und Abreisetag ankommt.
Verpflegungsmehraufwand

 

Auf die Abwesenheitsdauer müssen wir nur bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit achten.

Dort gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Abwesenheit unter 8 Stunden: kein Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand
  • Abwesenheit über 8 Stunden: EUR 12,00 Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand

 

Grundsätzlich ist zu beachten, dass der Abzug der Verpflegungspauschalen auf drei Monate beschränkt ist. Ist ein Arbeitnehmer länger als drei Monate an einer fremden Arbeitsstelle tätig, gilt sie nicht mehr als auswärtige Tätigkeitsstätte und es gibt keine Möglichkeit Verpflegungsmehraufwand geltend zu machen.

 

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Was passiert, wenn Mahlzeiten gestellt werden?

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Mahlzeiten stellt, werden die genannten Pauschalen folgendermaßen gekürzt:

  • für ein gestelltes Frühstück um 20 %
  • für ein gestelltes Mittagessen um 40 %
  • für ein gestelltes Abendessen um 40 %

Als Bemessungsgrundlage gilt dabei jeweils der Pauschbetrag für einen vollständigen Tag, das heißt EUR 24,00. Die Pauschalen werden also folgendermaßen gekürzt

  • für ein gestelltes Frühstück um EUR 4,80
  • für ein gestelltes Mittagessen um EUR 9,60
  • für ein gestelltes Abendessen um EUR 9,60

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15 Kommentare
    • Evelyn
      Mrz 21, 2015 18:44 pm Reply

      Hallo, ich habe dazu eine Frage: muss mein Ausbildungsbetrieb die Verpflegungsmehraufwendungen für eine Auswärtstätigkeit zahlen? Oder kann er mich darauf verweisen, dass ich die als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen muss? Wobei ich ja keine Steuer zahle und somit ja auch nichts geltend machen kann – oder?

      Viele Grüße und Danke vorab
      Evelyn

      • Daniel
        Sep 08, 2015 19:55 pm Reply

        Hi Evelyn,

        wahrscheinlich kommt die Antwort zu spät, aber ich antworte dir trotzdem:

        Nein, der Arbeitgeber muss die die Verpflegungsmehrauwendungen nicht zahlen. Falls er es möchte kann er das gerne tun.

        Wie du schon richtig sagst, bleibt dann die Möglichkeit dies in der privaten Steuererklärung geltend zu machen. Da du wohl – wie du schon sagst – noch keine Steuern bezahlt, kannst du also nichts absetzten.

        Schöne Grüße

        Daniel

        • Jens Pfeiffer
          Okt 12, 2015 19:33 pm Reply

          Das ist natürlich eine doofe Sache. Mein Sohn fährt auf Montage, bekommt die Unterkunft bezahlt ohne Frühstück oder sonstiges Essen. Muss sich aber auswärts versorgen und hat dadurch natürlich Mehraufwendungen. Andere Arbeitnehmer können das in der Steuererklärung geltend machen, der arme Azubi mit seiner Ausbildungsvergütung aber nicht. Das ist alles andere als gerecht. Sehe ich das falsch?

    • Sebastian
      Jun 08, 2016 11:33 am Reply

      Moin!
      Toller Artikel. In meinem Betrieb stellt sich folgende Frage: Azubis müssen ins 600km entfernte Stuttgart um dort die Schule zu besuchen. Die Firma zahlt 36,20 Euro pro Tag für die Schule (Essen inbegriffen), es werden Fahrtkosten in voller Höhe bezahlt obwohl den Azubis auch eine Bahncard gestellt wird (es entsteht keine Rückforderung seitens der Firma, obwohl die Bahncard die Kosten mindert), zudem erhalten die Azubis 24 Euro/Wochenendtag.

      Haben die Azubis dennoch den rechtlichen Anspruch auf die 24 Euro am Tag (also auch für die Tage an denen Kost und Logis sowieso bezahlt sind).
      Um es kurz zu machen: Entsteht den Azubis eine Anspruch auf 30 x 24 Euro, wenn sie 30 Tage im Internat sind, und alles angaben aus dem ersten Absatz zutreffen?

      • Reinold
        Jun 11, 2016 12:50 pm Reply

        Hallo,
        nun mal grundsätzlich folgendes:
        1. Ob der Arbeitgeber alle oder teilweise oder gar nicht Kosten (Reisekosten) erstattet ist eine Frage der tariflichen oder arbeitsvertraglichen Regelung.
        2. Wenn der Arbeitgeber Kosten erstattet, dann ist diese Erstattung für den Azubi steuerfrei.
        3. Die nicht erstatteten Kosten kann der Azubi dann als Werbungskosten geltend machen, Pech nur, wenn der AN-Pauschbetrag dadurch nicht überschritten wird.
        4. Kostenerstattung und Werbungskostenabzug gleichzeitig für dieselben Positionen der Reisekosten etc. geht nicht. Wieso? Das zeigt Dir § 3c (1) EStG.

      • Reinold
        Jun 11, 2016 13:26 pm Reply

        Hallo,

        entweder Du bekommst eine Kostenerstattung (freiwillig oder vertraglich/tarifvertraglich geregelt) oder Du machst die Reisekosten als Werbungskosten geltend. Gleichzeitig beides geht nicht, da die Kostenerstattung steuerfrei ist und es dann den § 3c (1) EStG gibt.

      • Melissa
        Aug 19, 2017 15:00 pm Reply

        Ich hab mal ne andere Frage. Ich habe die selbe Situation. Muss in die Schule die 172km entfernt ist. Täglich pendeln wegen Kind. Laut welchem Gesetz kann ich die Fahrtkosten als Azubi zurückerstattet bekommen und steht mir noch was anderes wie verpflegungsgeld zu?

      • Gustav
        Apr 02, 2018 17:06 pm Reply

        Es gibt manche, die kriegen den Hals offensichtlich nicht voll genug.

    • P. Schulz
      Jun 12, 2017 11:38 am Reply

      Ich hätte zu diesem Thema auch ne Frage. Wenn ein Arbeitnehmer zur Montage in die Schweiz geschickt wird, jedoch in Deutschland im Hotel nächtigt, kriegt er ja die deutsche Verpflegungspauschale. Was ist wenn der Arbeitnehmer auf diese Auslöse vom Arbeitgeber verzichtet? Gibt es eine Regelung im Gesetz die besagt dass er den schweizerischen Lohn/ Auslöse erhält ( ca 28 Franken )???

      • Moni
        Jun 20, 2017 13:38 pm Reply

        Also als AN hat man keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.
        Wenn man aber 24 € bekommt und in der Schweiz stehen einem eigentlich 28 € zu, dann kann man 4 € in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben.
        Wenn man komplett verzichtet hat kann man dann eben 28 € Werbungskosten geltend machen. Erstattet bekommen in dem Sinne kann man das Geld natürlich nicht.
        Übrigens kann der Arbeitgeber einem auch die vollen 28 € steuerfrei erstatten, es gilt auch da der länderspezifische Betrag. Siehe § 3 Nr. 16 EStG, § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG (das steht das mit den Ländern!)
        Also falls der AG nur 24 € erstattet mit der Begründung die 4 € drüber wären dann steuerpflichtig dann ist das falsch.
        Allerdings hat man wie gesagt keinen Anspruch, und wenn der AG einfach nicht mehr als 24 € dafür ausgeben will gibt man den Rest wie gesagt in der Einkommensteuererklärung an.

    • Rolf Goldmann
      Aug 18, 2017 18:19 pm Reply

      Hallo,
      oft bin ich zu Seminaren oder Schulungen bei denen Mahlzeiten gereicht werden. Diese Mahlzeiten sind nicht direkt vom Arbeitgeber veranlasst worden. Darf der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand um 20% bzw. 40% für die erhaltenen Mahlzeiten kürzen?

    • Volker
      Sep 05, 2017 11:03 am Reply

      Hallo, mein Sohn pendelt täglich Köln -Düsseldorf und ist somit auch über 8 Stunden unterwegs, incl. Arbeitszeit. Wie sieht es damit aus? Gibt es so eine Art Vordruck, wo man so was festhalten kann, für später!?
      LG Volker

    • Siegfried Boschian
      Jan 31, 2018 11:33 am Reply

      Hallo,
      mein fester Wohnsitz ist in Deutschland, beruflich fahre ich auf Flusskreuzfahrtschiffen von März bis Dezember. für Kost Verpflegung werden mir €300 p.M. abgezogen. die Kosten für meine feste Wohnung laufen natürlich währenddessen weiter.
      Als ich zur See gefahren bin (4 bis 6 Monate durchgehend) hatte ich den Verpflegungsmehraufwand mit den länderspezifischen Pauschalen geltend gemacht und wurde auch berücksichtigt.
      Nun wurde mir die Zeit wo ich auf Flussschiffen in Deutschland, Schweiz, Österreich, Ungarn, Bulgarien, Serbien, Rumänien unterwegs war nicht mehr anerkannt? Hat sich da im Gesetz was geändert? Danke für Info! LG

    • Katja Aschenbrenner
      Apr 15, 2018 13:31 pm Reply

      Hallo,

      meine Firma möchte mir nicht den Verpflegungsmehraufwand zahlen. Ich soll mir diesen vom FA holen, welcher aber nicht 1:1 erstattet wird. Die Begründung meiner Firma lautet, dass sie den Verwaltungsaufwand als Betriebskosten bei ihrer Steuererklärung einreichen müssen und auch nicht die Kosten vollumfänglich erstattet bekommen würden. Ist das tatsächlich so?

      Lg

    • H. Fiedler
      Mai 03, 2018 10:39 am Reply

      Hallo,

      bei einer Abwesenheit zwischen >8h < 24h (Basis 12€) wird der Abzug von 20% bzw. 40% für Frühstück oder Mittag-/Abendessen auf Basis eines 24h Tags (=24€) oder (12€) berechnet? Letzteres würde aus meiner Sicht Sinn machen. D.h. 2,4€ oder 4,80€ Abzug.

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