Praktische Ausbildungsinhalte – Fristen und Zeitdruck

Fristen
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Man hört und spürt es selbst immer wieder. Der steuerberatende Beruf ist einer der Berufe mit dem größten Fristendruck. Und wir als Steuerfachangestellte sind oftmals diejenigen, die im Auftrag des Steuerberaters für die Kontrolle und Überwachung der verschiedenen Fristen zuständig sind.

Heute wollen wir aus eigenen Erfahrungen berichten, welche Fristen überhaupt existieren und wie man sich bestmöglich organisiert, um diesem Druck entgegenzustehen.

Immer wieder der „10.“ – jeden Monat aufs Neue

Und wieder haben wir es – mehr oder weniger erwartet – geschafft, alle Buchhaltungen rechtzeitig zu bearbeiten, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums für die Mandanten beim Finanzamt einreichen zu können.

Jede Auszubildende zur Steuerfachangestellten wird vermutlich diese Frist in Verbindung mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung als eine der ersten kennenlernen. Der Grund dafür ist, dass die Steuerfachangestellte in der Regel im ersten Schritt der Ausbildung den Bereich der Buchhaltungen kennenlernt. Ziel ist es hier, die laufenden Geschäftsvorfälle regelmäßig und rechtzeitig in der kanzleieigenen Software zu erfassen und auszuwerten.

Was sind eigentlich Fristen?

Selbst der Lehrplan für Steuerfachangestellte führt als eine der zwingend zu erlernenden Pflichtarbeiten die Berechnung, Kontrolle und das Einhalten von Fristen und Terminen auf. Hierbei handelt es sich also um eine sehr wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe, die unbedingt gewissenhaft bearbeitet werden muss. Beispiele für Fristen sind

  • Abgabefrist, z.B. für Steuererklärungen
  • Einspruchsfrist
  • Schonfrist

In diesem Zusammenhang gilt es zu wissen,

  • wann die jeweiligen Fristen beginnen,
  • ihre Länge bzw. Dauer,
  • das Ende und somit
  • der unter Umständen unwiderrufliche Ablauf der Frist.

Warum das Ganze? Gibt es beispielsweise bei verschiedenen behördlichen Fristen oft noch die Möglichkeit einer Verlängerung, so kann bei gesetzlichen Fristen nach deren Ablauf unter Umständen „Hopfen und Malz“ verloren sein.

Ein Beispiel:

Die Steuerfachangestellte erhält den Bescheid über die Festsetzung der Einkommensteuer für den Veranlagungszeitraum 2016 für Mandant Müller. Die entsprechende Steuererklärung wurde in der Kanzlei erstellt.

Innerhalb einer festgelegten gesetzlichen Frist von einem Monat kann die Steuerfachangestellte bzw. der Steuerberater den Bescheid prüfen und ggf. Einspruch einlegen, wenn der Bescheid nicht den Angaben der Steuererklärung entspricht.

Die Steuerfachangestellte legt nach Posteingang den Bescheid zunächst in Ihren Ablagekorb. Sie beachtet den Bescheid nicht weiter, weil immer wieder neue, wichtige Aufgaben dazukommen. Nach fünf Wochen nimmt sie den Bescheid wieder in die Hand und stellt voller Entsetzen fest, dass die Frist abgelaufen ist. Sie prüft den Bescheid und hat Glück im Unglück, denn der Bescheid entspricht den Angaben in der Erklärung.

Viel schlimmer wäre es gewesen, wenn sie jetzt dem Chef hätte berichten müssen, dass sie eine Frist mit negativen Folgen für den Mandanten versäumt hat.

 

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Dennoch: Glück hin oder her – Als Steuerfachangestellte heißt es, sich optimal zu organisieren

Wir kennen das alle. Regelmäßig gibt es Phasen, in denen eine Aufgabe die nächste einholt. Der Chef bringt euch zusätzlich Sonderaufgaben … und natürlich ist alles besonders wichtig und dringend. Ihr fragt euch, wie in aller Welt all diese Aufgaben noch erledigt werden sollen.

Zudem steht das Telefon nicht still und es mangelt an Konzentration. Die Antwort kann eigentlich nur wie folgt lauten:

  • Einfach auch mal „Nein“ sagen. Natürlich mag man keine Aufgabe ablehnen. Aber es wird euch keiner übel nehmen, wenn man offen und ehrlich zugibt, dass die Kapazität vorerst vollkommen erschöpft ist. Dieses Thema haben wir in einem weiteren Artikel thematisiert.
  • Bei Fristen ist dies nicht möglich, denn hier handelt es sich um gesetzliche oder behördliche Vorgaben. In diesen Fällen hilft eine gute Struktur und Organisation, damit keine Frist versäumt wird.

Praktische Tipps

Wir haben hierzu verschiedene Möglichkeiten der Struktur und Organisation zusammengetragen, um Anregungen und Ideen geben zu können.

So ist es für den Steuerberater ohnehin höchstrichterliches Gebot, das Fristenkontrollbuch zu führen, in dem alle Fristen in der Zeitfolge des Fristablaufs eingetragen werden. Es handelt sich um eine Art Kalender, in dem für jeden Tag die Fristen unter Angabe des Vorgangs eingetragen werden können. Da diese Bücher bereits in elektronischer Form existieren, kannst du dich ganz einfach rechtzeitig an die Fristen erinnern lassen.

Gewöhn dir an, Prioritäten zu setzen. Sicher gibt es immer mehrere Themen, die wirklich wichtig sind. Aber wenn du merkst, dass du von einer Aufgabe zur nächsten rennst, hin- und herschiebst und vielleicht sogar am Ende keine Aufgabe wirklich geschafft hast, dann ist es höchste Zeit, einen Schnitt zu machen und Prioritäten zu setzen und danach Stück für Stück alles abzuarbeiten.

Erstellt einen Tages- und/oder Wochenplan. Notiert hier alle regelmäßigen Aufgaben, die zu erledigen sind. Vielleicht kann man dann z.B. die Mandanten schon rechtzeitig an das Einreichen der Buchhaltungsunterlagen erinnern. Hier gibt es mittlerweile schon Wandkalender, in denen die Fristen für Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Voranmeldung sowie Beitragsnachweise für die Krankenkassen sowie Zahlungstermine optisch herausstechend eingetragen sind.

Ordne deine Unterlagen so, dass nichts durcheinander gerät. Mehrere Ablagekörbe dienen der Sortierung der Dokumente nach den einzelnen Bereichen wie „Bescheide“, „Buchhaltung“, „Ablage“ usw. Das sorgt nicht nur für Struktur im Kopf, sondern auch für Ordnung auf dem Schreibtisch. Und es ist erwiesen, dass ein aufgeräumter Schreibtisch ein gutes Gefühl mit sich bringt und Motivation schafft.

Fazit

Das eine und einzig richtige Patentrezept gibt es nicht. Jeder Mensch ist und arbeitet anders strukturiert. Aber im Laufe der Zeit wird jeder für sich eine gute und zuverlässige Methode finden, ohne Druck und mit Struktur alle Arbeiten fristgerecht auszuführen. Und da darf und sollte man sich gerne den möglichen Hilfen bedienen.

Wichtig ist noch der nun folgende Satz: Es bringt gar nichts, sich Ziele zu stecken, bei denen bereits im Vorfeld klar sein dürfte, dass sie nicht umzusetzen sind. Nimm dir nicht zu viel vor. Lieber das Tagesziel etwas kleiner setzen und dann die verbleibende Zeit – zufrieden und glücklich – noch für eine zusätzliche Aufgabe nutzen. Hier findest du einen Artikel zum Thema “Stress am Arbeitsplatz“.

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