Die Verschwiegenheitspflicht als Steuerfachangestellte

Verschwiegenheitspflicht
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Die Verschwiegenheitspflicht ist (k)ein Geheimnis –  Für diejenigen unter uns, die bereits mit der Ausbildung begonnen haben, ist es eine bekannte Sache: Eine der ersten Handlungen nach Beginn der Ausbildung zum Steuerfachangestellten ist es, die so genannte Verschwiegenheits- und Geheimhaltungserklärung zu unterzeichnen.

Der Titel an sich sagt schon grob aus, worum es dabei geht. Aber wer kann im Einzelnen sagen, was genau in diesem regelrecht Kleingedruckten steht? Was unterschreiben wir dort eigentlich, ohne es intensiv gelesen zu haben?

Verschwiegenheitspflicht gleich Schweigepflicht?

Was bedeutet Verschwiegenheit im Allgemeinen? Schlägt man im Duden nach, so erscheinen Synonyme wie Diskretion, Geheimhaltung und Vertraulichkeit. Das deutsche Wörterbuch definiert es mit „der Art verschwiegen zu sein“… Die Forderung, bestimmte Dinge im Vertrauen zu erfahren, diese aber nicht ohne vorherige Erlaubnis weiterzugeben.

Nicht nur für Steuerberater, sondern auch für weitere Berufsgruppen besteht dieses Verbot der Offenbarung von Privat- und Betriebsgeheimnissen.

Je nach Beruf des so genannten Geheimnisträgers gibt es ganz unterschiedliche Bezeichnungen wie Verschwiegenheit, Datenschutz oder Schweigepflicht. Die bekanntesten Berufsgruppen hinsichtlich der Verschwiegenheit sind:

  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
  • Rechtsanwälte und Notare
  • Ärzte
  • Psychologen
  • Psychotherapeuten
  • Suchtberater
  • Sozialarbeiter
  • Versicherungsangestellte
  • Datenschutzbeauftragte

Aber gilt diese Pflicht zur Verschwiegenheit ausschließlich für den jeweiligen Berufsträger? Nein!

Fangen wir an dieser Stelle an, uns auf den Beruf und die Ausbildung der Steuerfachangestellten zu konzentrieren. So bezieht sich nicht nur das Strafgesetzbuch, sondern auch explizit das Steuerberatungsgesetz im Rahmen der allgemeinen Berufspflichten auf die berufsrechtliche Verpflichtung der Verschwiegenheit – § 57 Abs. 1 StBerG.

Jedoch zählt nicht nur der Steuerberater allein als die Person, die der Verschwiegenheit verpflichtet ist. Gemäß § 62 des Steuerberatungsgesetzes haben der Steuerberater und Steuerbevollmächtigte deren Gehilfen, die nicht selbst Steuerberater oder Steuerbevollmächtigte sind, zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Gehilfen in diesem Sinne sind:

  • Qualifizierte Steuerfachangestellte, Bilanzbuchhalter usw. – Sie werden als „berufstätige Gehilfen“ bezeichnet
  • Auszubildende zur Steuerfachangestellten, Berufspraktikanten usw. – die man auch als in „Vorbereitung auf den Beruf“ befindliche Mitarbeiter bezeichnen kann.

Um es zusammenzufassen: Jeder Mitarbeiter eines Steuerberater und/oder Steuerbevollmächtigten hat sich genau in dem Maße an die Verschwiegenheit zu halten wie der Berufsträger selbst auch! Im Grunde genommen muss sich selbst die Reinigungskraft, die allabendlich in die Kanzlei kommt und die Schreibtische säubert als verschwiegen erklären!

 

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Mündliche Versicherung oder schriftliche Bestätigung

Steuerberater und deren Mitarbeiter haben es täglich mit wirklich sensiblen Daten ihrer Mandanten zu tun.

Wahrscheinlich gibt es Arbeitgeber, die auf eine mündliche Zusage vertrauen würden, dass die Mitarbeiter keine Mandantendaten nach außen tragen werden.

Dennoch passt hier das Sprichwort „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!“ Und aus diesem Grund wird – wie eingangs erwähnt – eine der ersten Handlungen zu Beginn der Ausbildung zur Steuerfachangestellten sein, dass der Vorgesetzte den neuen Auszubildenden bittet, die Verschwiegenheitserklärung zu unterzeichnen.

Hierfür muss keine individuelle Erklärung erstellt werden. Es ist vollkommen ausreichend, wenn man sich einer Vorlage bedient. Wahrscheinlich ist dies auch sicherer, denn solche Vorlagen sind geprüft und enthalten keine Fehler. Schauen wir uns hierzu eine solche Erklärung und deren Inhalt an.

Verschwiegenheitserklärungen findest du zum Beispiel auf der Seite des DWS-Instituts. Hier findest du auch eine Leseprobe, wenn du daran interessiert bist, wie eine solche Vereinbarung aussieht.

Über welche Punkte hat eine Steuerfachangestellte zu schweigen?

Gemeint ist hier die Reichweite der Verschwiegenheit. Es dürfen keine Informationen verwertet und weitergeben werden, die im Rahmen der Arbeit als Steuerfachangestellte bekannt und von Arbeitgeber und Mandanten anvertraut wurden. Das gilt nicht nur für betriebliche und private Daten der Mandanten, sondern auch für Informationen über Betriebsinterna, den Arbeitgeber selbst und der Mitarbeiter des Unternehmens, in dem der Steuerfachangestellte beschäftigt ist.

Für beide Fälle geht es um:

  • Namen und Anschriften
  • Persönliche, betriebliche, wirtschaftliche und steuerliche Angelegenheiten
  • Interne Büro- und Betriebsverhältnisse

Eine Steuerfachangestellte darf niemandem Einblick in die Geschäfts- und Postsachen gewähren!

  • Kein Beleg hat das Büro zu verlassen,
  • außerordentliche Datensicherungen dürfen nicht angefertigt werden.

Die Schweigepflicht besteht gegenüber absolut jedermann, auch gegenüber Familienangehörigen sowie Kollegen und Vorgesetzten, selbst gegenüber Behörden, Polizei, Staatsanwaltschaft und Gerichten. Vor Gericht würde man zur Wahrung der Schweigepflicht vom Zeugnisverweigerungsrecht Gebrauch machen.

Scheidet eine Steuerfachangestelltee, Praktikantin oder Auszubildende aus und verlässt die Kanzlei, so bleibt die Verschwiegenheitspflicht weiterhin bestehen.

Was dürft ihr sagen – was ist verboten?

Wir haben überlegt, um welche Daten es gehen könnte, die unter die Schweigepflicht fallen. Was dürftet ihr auf keinen Fall gegenüber anderen Mitmenschen äußern? Was wäre noch in Ordnung?

Zulässig ist:

  • „Wir haben einen neuen Mandanten! Der ist Arzt und hat mir heute das erste Mal seine Belege gebracht!“
  • „Mein Chef hat uns heute berichtet, dass ab Montag ein neuer Steuerberater zu uns in die Kanzlei kommt.“

Nicht erlaubt:

  • „Heute hatte ich Streit mit dem Mandanten Müller. Der muss 1.500 Euro Steuern nachzahlen und weigert sich. Er sagt, dass das Finanzamt ihn auf dem Kieker hat.“
  • „Du kennst doch meine Kollegin Sandra. Die darf jetzt die Lohnabrechnungen für den Computerhandel in der Bahnhofstraße machen.“

Sobald eine Aussage Rückschluss auf einen bestimmten Mandanten oder Mitarbeiter bzw. Kollegen zulässt, setzt die Pflicht zur Verschwiegenheit ein. Selbst über das Ende eines Auftrages, Ausscheiden des Mitarbeiters oder gar Tod des Mandanten hinaus bleibt die Schweigepflicht für den Steuerfachangestellten unberührt und uneingeschränkt bestehen.

Wann darf oder muss ich Auskunft geben?

Auskunft geben darf der Steuerfachangestellte nur in folgenden Situationen. Es muss

  • das ausdrückliche Einverständnis des Mandanten oder Kollegen vorliegen, oder
  • eine konkludente, d.h. stillschweigende oder mutmaßliche Einwilligung vorliegen, oder
  • eine gesetzliche Auskunftspflicht bestehen, z.B. bei der Meldung eines Mitarbeiters bei der Krankenkasse, oder
  • ein rechtfertigender Notstand gemäß § 34 StGB vorliegen, in dem die Schweigepflicht gebrochen werden muss.

Steht fest, dass eine schwerwiegende Straftat geplant wird, die nach anzeigepflichtig ist, muss die Steuerfachangestellte in jedem Fall eine Aussage machen.

Wird die Missachtung der Verschwiegenheitspflicht bestraft?

Ja, wenn jemand seine Verschwiegenheitspflicht missachtet und das bekannt wird, so wird dieses Fehlverhalten definitiv sanktioniert! Erster Schritt ist natürlich, dass jemand – in der Regel ist es der Geschädigte selbst – den Bruch der Pflicht meldet.

Das Strafgesetzbuch sieht hierfür eine Geldstraße oder gar Haft vor.

Das Berufsrecht der Steuerberater wird in jedem Fall der straftätig gewordenen Person ein Verbot der Berufsausübung aussprechen. Handelt es sich bei dem „Täter“ um eine angestellte Steuerfachangestellte, zieht das Fehlverhalten zusätzlich auch arbeitsrechtliche Konsequenzen mit sich. Es ist zu erwarten, dass eine Entlassung in Form einer fristlosen Kündigung ausgesprochen wird.

Zuletzt hat der Geschädigte selbstverständlich das Recht, gegenüber dem Täter einen angemessenen Schadensersatzanspruch geltend zu machen.

Fazit

Jeder kennt es von sich – man hat das ein oder andere Mal ein lockeres Mundwerk und spricht Dinge aus, die man besser nicht hätte sagen sollen. Das kommt vor und ist absolut verzeihlich.

Aber halten wir uns vor Augen, dass wir täglich in dem Beruf des Steuerfachangestellten mit absolut sensiblen Daten arbeiten. Steuerrecht beinhaltet stets Informationen über Einkommen und Angaben zu persönlichen wie betrieblichen Verhältnissen. Das geht keine außenstehende Person etwas an, daher ist die Verschwiegenheitspflicht wirklich wichtig.

Wir selbst müssen uns einmal fragen, inwieweit wir Einblick in unsere Privatsphäre oder auch beruflichen Tätigkeiten gewähren möchten. Man sollte niemals etwas tun, was man für sich selbst nicht dulden könnte!

Bist du dir bei manchen Aussagen nicht sicher, ob diese unter die Verschwiegenheitspflicht fallen? Dann melde dich gerne im Forum bei uns.

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3 Kommentare
    • Avatar
      Björn Dethlefs | Steuerberatung
      Dez 15, 2016 23:31 pm Reply

      Es ist richtig und gut, über die bestehenden Verschwiegenheitspflichten aufzuklären und immer wieder erneut an diese zu erinnern. Alle in den Kanzleien tätigen Personen sollten sich immer wieder aufs Neue vergegenwärtigen, wie wichtig der sensible Umgang mit den vertraulichen Daten ist. Das beginnt schon mit der Verschwiegenheit darüber, dass überhaupt eine Mandatsbeziehung existiert.

      Bitte weiter so.

    • Avatar
      georgia löscher
      Feb 02, 2018 21:04 pm Reply

      Bezieht sich die Verschwiegenheitspflicht auch gespräche mit Kolleginnen ?

      • Avatar
        Anna
        Jun 13, 2018 18:01 pm Reply

        Ja, so ist es. Auch wenn die Praxis oftmals anders aussieht: Man darf nur mit den Personen, die das Mandat bearbeiten, über den Mandanten sprechen und nicht mit anderen Kollegen.

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