Weiterbildung zum Debitoren- / Kreditorenbuchhalter

Es geht um die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens – quasi die Verwaltungsstelle der Forderungen und Verbindlichkeiten. Aber was genau steckt dahinter?

Erste Begriffserklärungen

Beginnen wir zunächst mit der Erklärung der beiden bereits genannten Fremdworte „Debitoren“ und „Kreditoren“. Sicher sind dies Begriffe, die einigen bereits bekannt sein werden, dennoch wollen wir denjenigen, die sich der Bedeutung nicht ganz klar sind, diese beiden Worte erklären.

Als Debitor bezeichnet man den Schuldner des Unternehmens, insbesondere einen Kunden, der eine Ware oder Dienstleistung auf Rechnung erhalten hat. Für jeden Debitor (Kunden) wird in der Buchhaltung ein Debitorenkonto geführt, in dem Rechnungen (Forderung), Gutschriften und Zahlungen verbucht werden.

Das Gegenstück zum Debitor ist der Kreditor. Hierbei handelt es sich um den Gläubiger bzw. Lieferanten. Auch hier wird gleichermaßen in der Buchhaltung ein so genanntes Kreditorenkonto geführt. Dort werden die Lieferantenverbindlichkeiten, Gutenschriften und Zahlungen erfasst.

Innerhalb und außerhalb der Finanzbuchhaltung

Je nach Unternehmensgröße und Umfang der Buchhaltung können die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten direkt innerhalb der Finanzbuchhaltung mit verwaltet werden oder aber es wird hierfür eigens eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung angelegt.

Aufgrund der Vielzahl und Komplexität der Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist es jedoch oftmals nicht ausreichend, die Verwaltung nur mit der laufenden Buchhaltung vorzunehmen. Daher finden sich für die Überwachung der Debitoren und Kreditoren in großen Unternehmen und Konzernen häufig eigene Abteilungen. Diese beschäftigen sich dann ausschließlich mit dem Management der Forderungen und Verbindlichkeiten.

Es handelt sich nicht ausschließlich um das reine Erfassen der Forderungen und Verbindlichkeiten, sondern um die Auswertung und Überwachung dieser. Mehr dazu wird noch später mit den Aufgaben der Debitoren- und Kreditorenbuchhalter erläutert.

Benötigt man eine besondere Ausbildung zum Debitoren- oder Kreditorenbuchhalter?

Um sich als Debitoren- und Kreditorenbuchhalter auf eine ausgeschriebene Position zu bewerben, bedarf es zunächst keiner besonderen Ausbildung. Dennoch wird der potenzielle neue Arbeitgeber sicher gewisse Kenntnisse und möglicherweise auch eine entsprechende Qualifikation fordern. Der Debitoren- und Kreditorenbuchhalter ist kein staatlich anerkannter Beruf, vielmehr ist es eine Weiterbildung, für die man sich entscheidet.

Natürlich macht es Sinn, wenn zu Beginn der Weiterbildung bereits Kenntnisse im kaufmännischen und steuerberatenden Bereich vorhanden sind. Buchhalterisches Verständnis ist einfach erforderlich, um die Abläufe der Überwachung von Forderungen und Verbindlichkeiten verstehen zu können.

Wer also beispielsweise eine abgeschlossene Ausbildung zur Steuerfachangestellten, Industriekaufmann oder Bürokaufmann vorweisen kann, wird den Anforderungen gewachsen sein.

Die Weiterbildung ist kein Muss, um als Debitoren- und Kreditorenbuchhalter angenommen zu werden. Möglicherweise hat man sich im Laufe seiner Berufszeit schon die erforderlichen Kenntnisse angeeignet. Dennoch sind wir der Meinung, dass eine nachweislich durchlaufene Weiterbildung die Chancen auf eine gewünschte Stelle mit Sicherheit deutlich erhöhen wird.

Inhalt und Ablauf der Weiterbildung

Von privaten Instituten werden verschiedene Typen der Weiterbildung angeboten, nicht zuletzt auch abgestimmt auf die verfügbaren Freizeiten der interessieren Lehrgangsteilnehmer. Die gängigen Lehrgänge können als

• Grundlagenkurs,
• Abendlehrgang,
• Wochenendveranstaltung oder
• Fernstudium

absolviert werden. Zudem besteht hier die Wahl, ob man den Kurs später mit einem offiziellen Zertifikat oder einer einfachen Teilnahmebescheinigung abschließen möchte. Die Lehrgänge sind unabhängig vom gewählten Bildungsinstitut inhaltlich nahezu gleich und in mehrere Module eingeteilt.

Modul A – der theoretischer Teil

Dies ist der unabdingbare Grundlagenteil zur Einführung in die Basisinhalte der Buchführung. Behandelt werden dabei vorrangig die theoretischen Punkte, die später in Verbindung zu den Kerntätigkeiten eines Debitoren- und Kreditorenbuchhalters stehen.

• Bilanz, Bestandskonten sowie Inventur und Inventar
• Erfolgskonten, Aufwand und Ertrag
• Waren, Warenverkehr und ergänzende Buchungen
• Bestandsveränderungen und Warenverkaufserlöse
• Organisation der Buchführung, Organisationsformen, Ablagesysteme, Belegfluss und Kennzahlen
• Umsatzsteuer im Zusammenhang mit Ausgangsumsätzen
• Einkaufsumsätze und Vorsteuer als verrechenbare Steuer auf die USt-Traglast
• Kreditorenbuchhaltung
  – Rechnungsprüfung und Kontierung
  – Anlage und Pflege der Kreditorenkonten
  – Kreditorenbuchungssätze
  – Grundzüge der Verbindlichkeitsbewertung
• Debitorenbuchhaltung
  – Anforderungen an Ausgangsrechnungen
  – Debitorenbuchungssätze und Pflege der Debitorenkonten
  – Offene-Posten-Management
• Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
• Ermittlung der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten von Anlagegütern
• Abschreibungen
• Personalaufwand
• Buchungen im Zusammenhang mit Löhnen und Gehältern

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Modul B – Software

Dieses Modul besteht aus zwei Teilen, wobei die bereits erlernte Theorie aus Modul A nunmehr in die Praxis umgesetzt werden soll. Unter Verwendung der Software SAP® werden die verschiedenen Arbeitsschritte des Debitoren- und Kreditorenbuchhalters praktisch erläutert.

Dabei handelt es sich um folgende Bereiche:

• Teil 1 der Lerneinheit:
  

  Thema: Organisation, Stammdaten und Buchen (d.h. EDV-gestützte Darstellung des Unternehmens)
  1. Einführung in SAP®
  2. Organisation
  3. Stammdaten
  4. Buchen

• Teil 2 der Lerneinheit:
  

  Thema: Konto-/Belegbearbeitung sowie periodische Arbeiten
  1. Einführung in SAP®
  2. Konto-/Belegbearbeitung
  3. Periodische Arbeiten

Die Seminarteilnehmer lernen hier also sehr detailliert, wie die Stammdaten eines Unternehmens zunächst so eingerichtet werden, dass sowohl die Kunden wie auch Lieferanten verwaltet werden können.

Es werden ein- und ausgehende Rechnungen geprüft, erfasst und verwaltet. Die Verarbeitung von Zahlungsfluss, Gutschriften und Stornierungen gehört ebenso zu diesem Modul. Des Weiteren werden die Teilnehmer geschult, wie man Konten bereinigen und die periodischen Arbeiten durchführen kann.

Modul C

Im dritten Teil der Weiterbildung wird dann – unabhängig von der gewählten Lernart, d.h. auch beim Fernstudium – ein so genannter Präsenztag eingelegt. Hier können die Teilnehmer noch einmal die Kombination der Theorie und Praxis vertiefen. Vorrangig werden typische Sachverhalte besprochen, die erfahrungsgemäß Probleme in der Umsetzung bereiten. Es können Fragen gestellt werden, die die Teilnehmer gerne noch vor der anstehenden Prüfung beantwortet wissen möchten.

Natürlich bietet der Präsenztag ausreichend Zeit, um noch einmal auf mögliche Inhalte der Prüfung einzugehen. Wichtig ist es, dass die Seminarteilnehmer für das Modul C die beiden vorangegangenen Module, mindestens aber Modul B intensiv bearbeitet haben.

Modul D – die Prüfung

Mit dem vierten Teil geht es in die Prüfung. Da es sich, wie bereits erwähnt, nicht um eine staatlich anerkannte Ausbildung handelt, wollen wir hier nicht von einer Abschlussprüfung sprechen. Nennen wir es eher Zertifikatsprüfung.

Die im Lehrgang erarbeiteten Inhalte werden in einer 2-stündigen Klausur abgefragt und bewertet. Danach erhalten die Teilnehmer das ersehnte, aussagekräftige Zertifikat und können sich offiziell bescheinigt als Debitoren- und Kreditorenbuchhalter bezeichnen.

Und was kommt dann? Was sind die Aufgaben des Debitoren- und Kreditorenbuchhalters?

Im Grunde genommen geht aus den Lehrgangsinhalten schon sehr gut hervor, was ein Debitoren- und Kreditorenbuchhalter bei seiner täglichen Arbeit an Aufgaben zu erfüllen hat.

Dennoch hier ein Überblick über die Arbeiten bzw. die Auswertungen, die stets zur Verfügung stehen müssen.

Debitorenbuchhaltung

• Einrichten der Debitorenkonten und Pflege der Stammdaten
• Erfassen aller ausgehenden Rechnung des Unternehmens als offene Forderungen gegenüber den Kunden
• Berücksichtigen der Zahlungseingänge
• Korrektur der erfassten Forderung z.B. im Falle gewährter Skonti
• Übersicht über die aktuell offenen Forderungen nebst Fälligkeit jeder einzelnen Rechnung
• Versenden von Mahnungen
• Rating oder Scoring, d.h. Bewertung des Zahlungsverhaltens des Kunden
• Eventuell festzulegendes Debitorenlimit oder Eigentumsvorbehalt in Anlehnung an das Rating
• Einschätzung des Debitorenrisikos

Kreditorenbuchhaltung

• Einrichten der Kreditorenkonten und Pflege der Stammdaten
• Rechnungsprüfung und Kontierung
• Erfassen und Verbuchen aller Eingangsrechnungen sowie etwaiger Gutschriften
• Offene-Posten-Verwaltung
• Veranlassung der erforderlichen Zahlungen zum Ausgleich bestehender Verbindlichkeiten, aber auch Anzahlungen und Vorauszahlungen

Neben den typischen, fachlichen Aufgaben der Debitoren- und Kreditorenbuchhalter gehören noch weitere Tätigkeiten dazu, die nicht zwingend unmittelbar mit der eigentlichen Position zu tun haben, aber quasi als Vor- oder Nebenarbeit dienen. Dazu gehören beispielsweise:

• Bearbeitung der Eingangspost
• Erstellung und Ausführung der Daueraufträge
• Reisekostenabrechnung
• Durchführen  der Saldenbestätigungen
• Korrespondenz mit den Debitoren und Kreditoren

Die Integration der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ins Hauptbuch der Buchhaltung erfolgt in der Regel über ein Abstimmkonto. Die Salden der einzelner Debitoren- und Kreditorenkonten werden auf dem Abstimmkonto summiert. Das Abstimmkonto wird in die Aktivseite (Debitoren) bzw. Passivseite (Kreditoren) der Bilanz übernommen. Hier ist der Debitoren- und Kreditorenbuchhalter verantwortlich für die Richtigkeit und Korrektur der Übergabe an das Hauptbuch.

Es spricht alles dafür!

Debitoren- und Kreditorenbuchhalter sind sehr gefragte Fachkräfte in der Buchhaltung. Besonders in den letzten Jahren hat sich dieses Berufsfeld sehr stark etabliert und an Anerkennung gewonnen. Die Unternehmen suchen mehr und mehr nach qualifizierten und spezialisieren Fachkräften. Aufgrund des vorhandenen Wissens sind eben diese Fachkräfte in der Lage, sich schnell in das Unternehmen einzuarbeiten.

Sicher darf man nicht abstreiten, dass für die Debitoren- und Kreditorenbuchhalter auch sehr stressige Zeiten anstehen. Besonders zum Ende des Abrechnungszeitraums (Monat, Quartal) und des Geschäftsjahres müssen alle Konten doppelt und dreifach kontrolliert werden. Da kann es schon passieren, dass Überstunden erwartet werden, der Urlaub hinten angestellt wird und vielleicht auch das Wochenende mal dran glauben muss.

Dafür jedoch ist das durchschnittliche Gehalt nicht zu verachten! Es gibt sicherlich regionale Unterschiede, wie in anderen Branchen und Bereichen auch. Man kann aber dank vorliegender Vergleiche grob sagen, dass sich das Gehalt durchschnittlich bei brutto 2.100 bis 2.500 Euro monatlich bewegt.

Insgesamt stellt sich der Debitoren-und Kreditorenbuchhalter als eine äußerst interessante, verantwortungsvolle und intensive, wenn auch zeitweise sehr stressige Arbeit dar. Eine Weiterbildung, die wir für sehr empfehlenswert erachten!

Hast du vor diese Weiterbildung zu machen oder hast sie bereits abgeschlossen? Es gibt noch Punkte, die du ergänzen möchtest? Dann berichte doch im Forum davon oder hinterlasse uns einen Kommentar.